Total Productive Management (TPM) hat in den letzten Jahren als ganzheitlicher Excellence-Ansatz noch einmal enorm an Methodenbreite und -tiefe gewonnen. Analog zur Industrieentwicklung im Lean Management nimmt auch das Unternehmensbewusstsein in Richtung Ganzheitlichkeit ständig zu: Je umfassender die Prozesse, Kompetenzen und kulturellen Aspekte im Unternehmen entwickelt werden, desto besser lässt sich der Erfolg ganzheitlicher Management-Ansätze einstellen. Eine grenzüberschreitende Betrachtung ist der Schlüssel zum Erfolg. TPM zu erweitern sowie weitere Organisationshebel zu nutzen, ist demnach nur logisch.

Wer auch in den administrativen Bereichen konsequent an der Vermeidung von Verschwendung (Muda) arbeiten möchte, geht über die Grenzen anlagenfokussierter Maintenance-Ansätze hinaus. Welche Hebel dabei am nützlichsten und welche Methoden am wirksamsten sind, legen wir in diesem Erfahrungsbericht dar.

Gemeinsame Sprache für das Grundverständnis

Um letztlich den Bereich gekonnt zu aktivieren und eine zügige Bearbeitung erster Quick-Win-Potentiale einzuleiten, ist ein kompaktes Training der Administrationsmannschaft in Verbindung mit ersten Analyseaufgaben ein gelungener Schachzug. Zu den Analyseaufgaben zählen beispielsweise Interviews mit Prozessbeteiligten, Visualisierung der Prozesse durch Swimlanes oder die DILO-Methode. Je früher die Mitarbeiter konkrete Beispiele zur Verbesserung sehen und sie auf ihre eigenen Arbeitsplätze übertragen können, desto schneller steigt die Akzeptanz für TPM.

 

Methodenexperten als positive Antreiber

 

Zur weiteren Förderung der erfolgreichen Umsetzung wird ein Team aus Methodenexperten gebildet, die die Bereiche als positive Antreiber und Impulsgeber unterstützen. Eine gewinnbringende Ergänzung der Führungskräfterolle. Im Laufe des Programms liegt der Verantwortungsbereich der Methodenexperten in der geeigneten Methodenauswahl, der professionellen Anwendung und folglich im optimalen Mitarbeitertraining. Die erfolgserprobten Methoden, die sich für TPM in der Administration besonders gut bewährt haben, werden nachfolgend einmal skizziert:

Initialzündung der Veränderung

 Besonders die im Lean Management bekannte Einstiegsmethode 5S entfaltet ihren ganzen Mehrwert in der Administration. Vor allem mit den Themenschwerpunkten Clean Desk Policy und neu strukturierte Laufwerke. Wer wünscht sich nicht, dass alte Zeichnungen, Schaltpläne und Schichtmeldungen einen definierten Ablageort haben und Pflegeprozessen unterzogen werden, damit lästige und insbesondere zeitraubende Suchtätigkeiten erheblich reduziert werden. Es handelt sich häufig um Sparten, die lange Zeit liegen geblieben sind. Ohne Beachtung, ohne Wandel. Oft besprochen, jedoch selten in die Tat umgesetzt. Sobald diesen „Dinosauriern“ eine neue Struktur verliehen wird, wirken die TPM-Methoden wie eine Initialzündung der Veränderung. Mit wenig Mitteln zu großer Wirkung.

 

Schnell sichtbare Erfolge durch Tätigkeitsanalysen

 

Schnell sichtbare Erfolge ist das Stichwort. In diesem Sinne haben sich zudem auch die Prozess- und Tätigkeitsanalyse als hervorragende Methode bewährt, um spürbare Arbeitserleichterungen und erste echte Prozessverbesserungen auf den Weg zu bringen. Durch die Tätigkeitsanalysen werden gerade die alltäglichen, vermeintlich nur wenig Zeit kostenden Themen auf den Tisch gebracht. Themen, die den Kollegen im administrativen Bereich in Summe meist doch einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit kosten. Hier empfiehlt es sich in einem ersten Schritt, unnötige Tätigkeiten einzelner Mitarbeiter im Rahmen von TIMWOOD-Workshops zu bearbeiten (TIMWOOD ist das englische Initialwort für die sieben Arten der Verschwendung).

Das heißt, mit einfachen, schnell umsetzbaren Maßnahmen möglichst viele dieser Tätigkeiten zu streichen oder in ihrem Umfang deutlich zu reduzieren. Durch die Tätigkeitsanalysen werden viele Potentiale entdeckt, die auf Prozessschwächen, Prozessbrüche oder schlichtweg fehlende Definitionen hinweisen. Diese Erkenntnisse werden durch Prozessaufnahmen untermauert. Mit Hilfe der Swimlane- oder Makigami-Methodik lassen sich die Prozesse visualisieren. Klassische Beispiele hierfür sind die Planung von Stillständen, Beschaffung von Ersatzteilen oder Veranlassung von externen Reparaturen und Dienstleistungen.

Auch die Durchführung von Meetings ist in der Tätigkeitsanalyse inbegriffen und reiht sich somit in die Verbesserungsarbeit mit TPM ein. Anhand definierter Kriterien für effiziente Meetings haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre eigenen Veranstaltungen als Beobachter zu bewerten. Dadurch lassen sich Verbesserungsideen direkt ableiten und die selbst investierte Meetingzeit stark reduzieren.

 

Vielfalt an Verbesserungen

 

Diese Administrationsbeispiele für wirksame TPM-Methoden zeigen, dass Verbesserungen in großer Themenvielfalt möglich sind. Der bedeutende Mehrwert besteht darin, dass die Methoden zum Teil auch in den direkt operativen Bereichen angewendet werden. Durch die dort erlebten Erfahrungen kann ein Unternehmen nur profitieren. So lassen sich möglichst viele dieser Erfolgsstorys nutzen, um auch die administrativen Bereiche für TPM zu begeistern. Warum nicht interne Multiplikatoren als Informationsplattform und -verbreitung einsetzen?

Sie können als authentische Anlaufstelle für Fragen und begeisternde Erfolgsberichte für die Kollegen wirken. Wenn dies mit einer Führungsmannschaft zusammenkommt, die durch eine gemeinsame Botschaft und glaubwürdig formulierte Ziele das Programm aktiv fördert und dadurch gekonnt kommuniziert, steht dem Erfolg von TPM auch in der Administration nichts im Wege!