Überblick
In einer Potentialanalyse wird der Ist-Zustand eines Unternehmens mit Hilfe verschiedener Analysemethoden aufgenommen und vorhandene Potentiale werden zur Optimierung identifiziert. Häufig wird dies vor Beginn eines größeren Transformationsprojekts durchgeführt, um auf Basis der Erkenntnisse aus der Analyse den konkreten methodischen Fahrplan und die Zielsetzung der Transformation zu entwickeln.
Klassischerweise wird diese Analyse von einem entsprechend methodisch ausgebildeten Berater oder einem Team aus Beratern durchgeführt. Alternativ dazu gibt es auch die Möglichkeit, dass ein Team aus Mitarbeitern aus dem Unternehmen methodisch befähigt wird und unter moderativer Anleitung durch das Beraterteam die Analyse selbstständig vornimmt. Dieser Ansatz wird von der TrainingsManufaktur bevorzugt und hier im Folgenden näher dargestellt.
Als Ergebnis liefert eine Potentialanalyse üblicherweise eine High-Level-Zusammenfassung der Kernerkenntnisse sowie eine detaillierte Zusammenstellung aller Analyseergebnisse in Form von PowerPoint-Folien.
Konzept
Eine Potentialanalyse wird meist als konzertierte Aktion geplant und durchgeführt. Die benötigte Dauer hängt dabei sowohl vom Umfang und von der Komplexität des zu analysierenden Bereichs als auch von der Anzahl der mitwirkenden Personen ab und liegt typischerweise im Bereich von Tagen bis hin zu ca. ein bis maximal zwei Wochen. In der Vorgehensweise empfiehlt es sich dabei, auf Projektmanagement-Methoden wie Obeya (japanisch: großer Raum) und eine Kurzintervallsteuerung zurückzugreifen.
Im Obeya arbeitet das gesamte Team der Potentialanalyse zusammen, häufig in Kleingruppen und methodisch angeleitet sowie in der Anwendung begleitet durch einen oder mehrere Berater. Dabei schwärmen die Kleingruppen regelmäßig in die Organisation aus, um Interviews mit Fachexperten zu führen oder kleinere Workshops durchzuführen, kommen jedoch immer wieder zur Auswertung der Erkenntnisse und zum Zusammentragen der Ergebnisse in den Obeya zurück.
Durch diese Vorgehensweise wird sichergestellt, dass die Informationen und Erkenntnisse bottom-up aus dem gesamten Unternehmen kommen und somit die wahren Schmerzpunkte der Mitarbeiter in den vorhandenen Prozessen und Strukturen erkannt werden. Gleichzeitig ermöglicht das regelmäßige Zurückkehren in den Obeya, dass offene Fragen zur Methodik direkt mit den begleitenden Methodenexperten geklärt und die nächsten Schritte im Vorgehen gemeinsam abgestimmt werden können. Dies verhindert ein Abweichen von der Methodik sowie längere, unnötige Umwege und sichert somit möglichst hohe Effizienz und Effektivität auch bei methodisch noch wenig erfahrenen Mitwirkenden in der Analyse.
Eine Kurzintervallsteuerung unterstützt diese Vorgehensweise zusätzlich, indem sowohl das Team als auch notwendige Entscheider, zum Beispiel Führungskräfte aus dem Management-Team, mehrfach am Tag im Rahmen kurzer Stand-ups im Obeya zusammenkommen. Diese Stand-ups sorgen für eine aktive Steuerung der Vorgehensweise, kürzestmögliche Entscheidungswege und zeitnahe Unterstützung bei Herausforderungen. Kurze Blitzlichter zu ersten gewonnenen Erkenntnissen im Rahmen dieser Stand-ups ermöglichen darüber hinaus, dass die Führungskräfte direkt im Prozess der Erkenntnisgewinnung dabei sind, statt erst am Ende vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden.
Der Fokus einer Potentialanalyse kann unterschiedlich sein und vom Blick auf einzelne Prozesse oder Funktionalbereiche bis hin zur gesamtheitlichen Analyse eines ganzen Unternehmens reichen. Methodisch bietet die Excellence-Methodenwelt hier eine Vielzahl an Ansätzen, von gezielten Prozessanalyse-Methoden oder Tätigkeitsstrukturanalysen, Interviewtechniken, statistischen Methoden zur Datenanalyse und -auswertung bis hin zu crossfunktionalen Workshopansätzen.
Sollen statt dem Beraterteam die Mitarbeiter des Unternehmens diese Methoden anwenden, empfiehlt es sich, im Vorfeld zur Analyse ein passendes Methodentraining durchzuführen. Neben ersten Berührungspunkten und Gehversuchen mit den Methoden unterstützt ein derartiges Training insbesondere dabei, die Analyseteammitglieder auf das notwendige Mindset für die Analyse einzustimmen. Während der Potentialanalyse selbst wird dieses Methodenwissen durch kurze Impulse für die Mitarbeiter und eine sehr enge Begleitung in der Anwendung durch die Berater weiter ausgebaut und gefestigt.
Am Ende einer Potentialanalyse steht immer eine Ausarbeitung der gefundenen Erkenntnisse, üblicherweise in Form von PowerPoint-Folien. Auch hier ist es aus einer Transformationsperspektive heraus extrem wertvoll, wenn dabei die Mitarbeiter des Unternehmens mindestens aktiv eingebunden werden oder sogar die Auswertung und Erstellung unter Anleitung selbstständig durchführen. Mit Hilfe von Vorgehensweisen wie der Mock-up-Technik in der Folienerstellung und passenden Folienvorlagen kann dies wirksam unterstützt und begleitet werden.
Darüber hinaus sind die Erkenntnisse aus der Potentialanalyse meist die Grundlage für die Konzeption eines Fahrplans für ein anschließend folgendes Transformationsprojekt. Hier bietet es sich an, die Dynamik und das Momentum während der Analyse zu nutzen und diesen Fahrplan direkt im Obeya durch Berater und Führungsteam (bzw. Vorstand) gemeinsam aufzusetzen. Damit bleibt die Unternehmensführung im Fahrersitz und entwickelt ihr Vorgehen selbst, auf Basis methodischer Impulse vom und unter moderativer Anleitung durch den Berater.
Mehrwert
Im Ergebnis liefert eine Potentialanalyse Klarheit zu den Potentialen, die in dem jeweiligen analysierten Bereich bzw. Unternehmen vorhanden sind. Dabei werden die Potentiale sowohl quantitativ erfasst, beispielsweise in Form von Euro- oder FTE-Potentialen, als auch qualitativ, beispielsweise als Ideen zur Verbesserung von Schnittstellen zwischen Abteilungen, Prozessoptimierungen oder auch kulturellen Themen. Diese Erkenntnisse kommen dabei direkt von den Fachexperten aus dem Unternehmen. Damit bietet eine Potentialanalyse eine ideale Bottom-up-Perspektive, welche ergänzend zu einer Top-down-Entwicklung wie zum Beispiel dem Hoshin-Kanri-Prozess in der Strategieentwicklung genutzt werden kann.
Wenn Mitarbeiter des Unternehmens selbstständig die Methoden anwenden und Erkenntnisse auswerten, kann mit einer solchen Potentialanalyse ein enormes Momentum für eine Transformation generiert werden. Idealerweise wird dieses Momentum anschließend direkt mit dem Start in ein Projekt kanalisiert und für die Veränderung von Prozessen, Strukturen und Kultur im Unternehmen genutzt.
Des Weiteren bietet diese Vorgehensweise eine gute Möglichkeit, Mitarbeitern aus dem Unternehmen erste Kontaktpunkte mit den später im Transformationsprojekt angewendeten Methoden zu ermöglichen sowie erste Erfolgserlebnisse in der Anwendung dieser Methoden zu generieren. Sind dieselben Mitarbeiter im Nachgang auch Teil des Projektteams, ist die Potentialanalyse häufig ein extrem wertvoller Teil der Sinnstiftung für das Projekt selbst.