Zero Based Budgeting (ZBB)

Überblick

Zero Based Budgeting (ZBB) ist eine Budgetierungsmethode, die sich grundlegend von traditionellen Budgetierungsansätzen unterscheidet. Während herkömmliche Budgetierungsmethoden oft auf historischen Daten und Vorjahresbudgets basieren, beginnt das Zero Based Budgeting – wie der Name schon andeutet – bei null. Das bedeutet, dass in jedem neuen Budgetierungszyklus alle Ausgaben von Grund auf neu begründet werden müssen. Anstatt sich lediglich auf die Anpassung bestehender Budgets zu konzentrieren, verlangt ZBB eine detaillierte Analyse und Rechtfertigung jeder einzelnen Ausgabe. Diese Methode wird häufig in Organisationen eingesetzt, die eine strengere Kontrolle über ihre Ausgaben anstreben oder erhebliche Kosteneinsparungen erzielen möchten.

Das Zero Based Budgeting wurde in den 1970er Jahren von Peter Pyhrr entwickelt und ursprünglich von der Texas Instruments Company eingesetzt. Seitdem hat es sich in verschiedenen Branchen und Organisationen etabliert, insbesondere in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit oder wenn eine Organisation signifikante Änderungen in ihrer Finanzstrategie plant. Ein Beispiel für die Anwendung von ZBB könnte eine große Organisation sein, die ihre internen Kostenstrukturen optimieren möchte, um Ressourcen effizienter zu nutzen und nicht notwendige Ausgaben zu eliminieren.

Konzept

Das Konzept des Zero Based Budgeting unterscheidet sich grundlegend von traditionellen Budgetierungsansätzen, da es erfordert, dass Manager jedes Jahr ihre Budgets von Grund auf neu planen. Statt einfach das Vorjahresbudget anzupassen, müssen alle Ausgaben neu bewertet und gerechtfertigt werden. Dieser Ansatz stellt sicher, dass nur die Ausgaben genehmigt werden, die tatsächlich notwendig und gerechtfertigt sind. Das Herzstück des ZBB ist der sogenannte “Entscheidungspaket”-Prozess, der eine gründliche und systematische Prüfung aller Budgetposten ermöglicht.

1. Erstellung von Entscheidungspaketen

Der erste Schritt im Zero Based Budgeting ist die Erstellung von Entscheidungspaketen. Diese Pakete sind detaillierte Beschreibungen von Aktivitäten oder Programmen innerhalb einer Organisation, die finanzielle Ressourcen erfordern. Jedes Entscheidungspaket enthält Informationen über den Zweck der Aktivität, die erwarteten Kosten, die möglichen Alternativen und die potenziellen Auswirkungen, falls die Aktivität nicht durchgeführt wird. Ein Entscheidungspaket dient als Basis für die Entscheidung, ob eine Aktivität finanziert wird oder nicht. Diese Vorgehensweise zwingt Manager, ihre Ausgaben genau zu überdenken und sicherzustellen, dass jede Ausgabe einen klaren Nutzen für die Organisation hat.

Ein Beispiel für ein Entscheidungspaket könnte die Marketingabteilung einer Organisation sein, die ein neues Werbekampagnenprogramm vorschlägt. Das Entscheidungspaket würde Details über die Ziele der Kampagne, die geschätzten Kosten, die erwarteten Ergebnisse und alternative Werbestrategien enthalten. Dieser detaillierte Ansatz stellt sicher, dass die Entscheidungsträger eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, ob die Ausgaben gerechtfertigt sind.

2. Bewertung und Priorisierung

Nach der Erstellung der Entscheidungspakete folgt die Bewertung und Priorisierung dieser Pakete. In diesem Schritt werden die Pakete basierend auf ihrer Bedeutung und ihrem potenziellen Nutzen für die Organisation analysiert. Dies ist ein entscheidender Prozess, da er sicherstellt, dass die verfügbaren Ressourcen auf die wertvollsten und strategisch wichtigsten Aktivitäten verteilt werden. Es ist üblich, dass Entscheidungspakete in Kategorien eingeteilt werden, die von unverzichtbaren bis hin zu optionalen oder zusätzlichen Ausgaben reichen.

In unserem Beispiel der Marketingabteilung könnte die Werbekampagne als hochprioritär eingestuft werden, wenn sie einen wesentlichen Beitrag zur Steigerung des Umsatzes leistet, oder sie könnte als weniger wichtig eingestuft werden, wenn alternative, kostengünstigere Marketingstrategien verfügbar sind. Die Priorisierung ermöglicht es den Führungskräften, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Projekte und Aktivitäten finanziert werden sollen.

3. Genehmigung und Implementierung

Der letzte Schritt im Zero Based Budgeting ist die Genehmigung und Implementierung des Budgets. Nachdem die Entscheidungspakete bewertet und priorisiert wurden, wird das endgültige Budget zusammengestellt und den relevanten Entscheidungsträgern zur Genehmigung vorgelegt. Dieser Prozess stellt sicher, dass das Budget sorgfältig geprüft wurde und dass nur die am besten begründeten und priorisierten Ausgaben genehmigt werden. Nach der Genehmigung wird das Budget implementiert und die Organisation überwacht kontinuierlich die Ausgaben, um sicherzustellen, dass sie im Einklang mit den festgelegten Prioritäten und Zielen stehen.

Ein wichtiger Aspekt der Implementierung ist die Überwachung der tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zum Budget. Dies ermöglicht es der Organisation, Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Bedingungen ändern oder wenn unerwartete Ausgaben auftreten. Die strenge Kontrolle und die Notwendigkeit, alle Ausgaben zu rechtfertigen, machen das ZBB zu einem leistungsstarken Instrument zur Kostensenkung und zur Optimierung von Ressourcen.

Mehrwert

Zero Based Budgeting bietet eine Reihe von Vorteilen, die es zu einer attraktiven Option für Organisationen machen, die eine strikte Kontrolle über ihre Finanzen anstreben. Einer der Hauptvorteile von ZBB ist die Fähigkeit, Ineffizienzen zu identifizieren und zu eliminieren. Durch die detaillierte Analyse und Rechtfertigung jeder Ausgabe zwingt ZBB die Manager, kritisch über den Nutzen und die Notwendigkeit von Ausgaben nachzudenken. Dies kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, insbesondere in großen Organisationen, in denen es leicht ist, dass unnötige oder überflüssige Ausgaben übersehen werden.

Ein weiterer Vorteil von ZBB ist die Förderung einer Kultur der Rechenschaftspflicht innerhalb der Organisation. Da jede Ausgabe gerechtfertigt und genehmigt werden muss, sind Manager gezwungen, Verantwortung für ihre Budgetentscheidungen zu übernehmen. Dies kann zu einer stärkeren Fokussierung auf die strategischen Ziele der Organisation führen und sicherstellen, dass die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden.

Allerdings ist das Zero Based Budgeting nicht ohne Herausforderungen. Eine der größten Herausforderungen ist der hohe Aufwand, der mit der Implementierung von ZBB verbunden ist. Die Erstellung und Bewertung von Entscheidungspaketen erfordert erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand, was insbesondere in großen Organisationen zu einer erheblichen Belastung führen kann. Darüber hinaus kann der detaillierte und rigorose Ansatz von ZBB zu internen Spannungen führen, insbesondere wenn es zu erheblichen Budgetkürzungen kommt. Manager, deren Budgets gekürzt werden, könnten Widerstand leisten oder die Methode als zu restriktiv empfinden.

Außerdem muss man aufpassen, dass es nicht zu einer zu stark finanzdatenlastigen Unternehmensführung kommt. Eine Kultur der Rechenschaftspflicht darf eine Innovation und Kundenorientierung nicht abwürgen. Es soll nur dazu kommen, dass die knappen Ressourcen sinnvoll allokiert werden, nicht aber ein Kostenfetisch etabliert wird.

Trotz dieser Herausforderungen bleibt das Zero Based Budgeting ein wichtiges Werkzeug für Organisationen, die eine striktere Kontrolle über ihre Finanzen anstreben und sicherstellen möchten, dass ihre Ressourcen auf die wichtigsten und strategisch wertvollsten Aktivitäten konzentriert sind. Es bietet eine systematische und gründliche Methode zur Budgetierung, die Ineffizienzen reduziert, die Rechenschaftspflicht fördert und letztendlich zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen führt.

Eine Alternative zur Wirksamkeitssteigerung bieten vor allem Methoden des Operational Excellence, da diese ganzheitlicher auf eine Organisation schauen als bei einer reinen Kostenfokussierung.