Tätigkeitsstrukturanalyse (TSA)

Überblick

Die Tätigkeitsstrukturanalyse (TSA) ist ein Werkzeug aus dem Lean Management und dient dazu, alle Tätigkeiten, die eine Person in einem Unternehmen durchführt, aufzunehmen und zu analysieren. Bei den ermittelten Tätigkeiten lassen sich sämtliche Einzelschritte auf Wertschöpfung und Verschwendung prüfen. Um einen Überblick zu erhalten, findet zunächst eine klare Definition der Tätigkeit statt.

Dabei handelt es sich nicht um eine Zeiterfassung, sondern um einen Beitrag dazu, die Aufgaben der Mitarbeiter zu entschlacken und es ihnen zu ermöglichen, sich effizient mit sinnvolleren Aufgaben zu beschäftigen. Am Ende einer TSA bietet sich die Gelegenheit, erste Verbesserungsansätze zu identifizieren.

Konzept

Die Motivation zur Durchführung einer TSA entsteht aus dem Wunsch nach effizienteren Arbeitsabläufen. Ziel ist, Klarheit über bestehende und oftmals routinierte Arbeitsabläufe zu erlangen und den Sinn einzelner Arbeitsschritte zu hinterfragen. Somit lässt sich ein frischer Blick auf eine Tätigkeit richten, was Verbesserungspotentiale aufdeckt.

Mit Hilfe einer TSA lässt sich der Ist-Zustand bei der Durchführung einer Tätigkeit ermitteln. Diese Analyse zeigt auf, wie eine Tätigkeit aktuell durchgeführt wird und welche Arten der Verschwendung bei der Durchführung vorhanden sind. Jede Tätigkeit wird unter Zuhilfenahme einer standardisierten Vorlage auf Wertschöpfung und Verschwendung geprüft. Die TSA findet im Rahmen eines Interviews statt. Moderator und Interviewter setzen mehrere Termine an, um den Ist-Zustand zu analysieren und zu dokumentieren. Wichtig für eine erfolgreiche Durchführung der Interviews ist, dass Moderator und Interviewter die Vorlage gleichermaßen verstehen.

Der erste Termin startet mit der Erläuterung der Zielstellung und dem Teilen von Hintergrundinformationen. Dies beinhaltet auch, dass der Interviewer auf mögliche Fragen und Sorgen des Mitarbeiters eingeht, um eventuell vorhandene Vorbehalte zu klären. Eine TSA soll nicht dazu führen, dass sich ein Mitarbeiter kontrolliert fühlt, sondern ihm ermöglichen, Potentiale zu erkennen, zu benennen und im Anschluss an die TSA motiviert umzusetzen. Im weiteren Verlauf werden die Tätigkeiten an sich erfasst. Für jede Tätigkeit lassen sich der aufgebrachte Zeitaufwand (in Minuten und Stunden) und die Häufigkeit der Durchführung (zum Beispiel täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich) identifizieren. Der benötigte Zeitbedarf ergibt sich aus Aufwand und Häufigkeit. Im Rahmen einer TSA lässt sich das Einsparpotential (in Stunden pro Woche und Full-Time Equivalent [FTE]) berechnen.

Um eine Tätigkeit auf Wertschöpfung und Verschwendung zu prüfen, kommt als Hilfsmittel das TIMWOOD-Modell zum Einsatz, das sieben Arten der Verschwendung definiert und mit dessen Unterstützung sich die Verschwendungen bei der Durchführung einer bestimmten Tätigkeit benennen lassen. Dabei steht das Akronym TIMWOOD für T = Transport (Transport), I = Inventory (Bestände), M = Motion (Bewegung), W = Waiting (Wartezeit), O = Overproduction (Überproduktion), O = Overprocessing (Überbearbeitung), D = Defect (Fehler).

Nach der Aufnahme und Dokumentation des Ist-Zustands geht es darum, festzulegen, was passieren muss, um die Durchführung der Tätigkeit für den Mitarbeiter zu verbessern. Bei diesem Prozess ist entscheidend, ob sich die Tätigkeit eliminieren, delegieren oder optimieren lässt.

Bei der Eliminierung wird geklärt, inwieweit eine Tätigkeit zwingend notwendig ist beziehungsweise was geschehen muss, um diese Tätigkeit weglassen zu können. Als hilfreich kann sich hier wieder die TIMWOOD-Methode erweisen, um Verschwendung gezielt zu identifizieren. Zur Einordnung von Tätigkeiten bietet sich auch die Nutzung der Eisenhower-Matrix an. Diese ist in die vier Quadranten „dringend“, „nicht dringend“, „wichtig“ und „nicht wichtig“ eingeteilt. Alles, was am Ende unter „nicht dringend“ und „nicht wichtig“ steht, lässt vermuten, dass eine Eliminierung sinnvoll ist.

Bei der Delegation geht es darum, ob eine Tätigkeit von der Person durchgeführt werden muss, die sich bisher darum gekümmert hat, oder ob die Tätigkeit an anderer Stelle gegebenenfalls sinnvoller untergebracht ist. Bei der Klärung dieser Frage kann beispielsweise das Aufsetzen einer RASCI-Matrix (Responsible, Accountable, Supported, Consulted, Informed) hilfreich sein. Mit dieser Methode lassen sich die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Teams strukturieren und veranschaulichen.

Die Optimierung beschäftigt sich mit der Frage, wie eine Tätigkeit verbessert werden kann und welche Voraussetzungen dafür notwendig sind. Bei der Antwort können, neben der Verwendung der TIMWOOD-Methode, beispielsweise Kreativtechniken wie Brainstorming oder die Kopfstandmethode hilfreich sein. Eine weitere Möglichkeit ist, eine Multimaßnahmensteuerung zur strukturierten Umsetzung von Optimierungsideen zu nutzen.

Der Mitarbeiter profitiert in vielerlei Hinsicht von einer TSA. Er erhält eine strukturierte Übersicht über seine Tätigkeiten. Und durch das Eliminieren, Delegieren oder Optimieren von Tätigkeiten bietet sich ihm die Möglichkeit, sich zu fokussieren und effizienter zu arbeiten. Dies kann zu einer größeren Zufriedenheit führen, was sich positiv auf die Eigenmotivation und damit auch das Betriebsklima auswirkt.

Im abschließenden Interview der TSA liegt ein Schwerpunkt auf dem Ausblick auf die nächsten Schritte. Diese befassen sich mit der Umsetzung der in der TSA herausgearbeiteten Punkte. Alle Beteiligten haben Zugriff auf die während der TSA evaluierten Daten und können somit die Entwicklungen auch im Nachhinein jederzeit einsehen und nachvollziehen.

Mehrwert

Die Verwendung der TSA als Analysetool hat als klares Ziel, durch eine eindeutige Identifikation von Verschwendungen eine optimierte Durchführung der zu erledigenden Tätigkeiten zu ermöglichen. Bei der TSA handelt es sich um eine Methode zur Verringerung der Arbeitslast eines Mitarbeiters, bei der sich durch das Schaffen von Klarheit und Struktur unnötige Tätigkeiten identifizieren und reduzieren lassen. Nach Abschluss der TSA besteht beispielsweise Potential zur Standardisierung von Abläufen und zu einer fachübergreifenden und transparenteren Arbeitsweise. Ein weiteres Beispiel ist, dass durch die Bündelung von Tätigkeiten an der einen Stelle FTEs an anderer Stelle für weitere Projekte zur Verfügung stehen. Eine Grenze der TSA besteht darin, dass der Fokus auf Tätigkeiten liegt. Prozesse lassen sich mit dieser Methode nicht betrachten.

Eine TSA sorgt für Klarheit über den Ablauf von Tätigkeiten in einem Unternehmen und bietet eine Vorbereitung für nachfolgende Prozessworkshops. Jeder Mitarbeiter sollte eine TSA durchlaufen. Langfristig gesehen besteht für ein Unternehmen die Möglichkeit, seine Effizienz zu steigern und seine Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Konkret kann dies unter anderem bedeuten, dass durch das bewusste Eliminieren oder Delegieren von Tätigkeiten Freiraum für Fortschritt und Neues entsteht. Holistisch gesehen bietet die TSA für ein Unternehmen die Basis zur Transformation und damit zu einer kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen.