Überblick

 

Die Multimaßnahmensteuerung (MMS) ist ein System zur Steuerung des Umsetzungsprozesses von Ideen und Maßnahmen. Darin wird eine Idee von der Entstehung über die Implementierung der daraus entstandenen Maßnahme bis hin zum erfolgreichen Abschluss der Umsetzung begleitet und jede Entwicklung für alle sichtbar dokumentiert. Ein erfolgreicher Abschluss inkludiert dabei zwingend auch Schritte wie die Standardisierung der umgesetzten Maßnahme oder ein Training aller Beteiligten im neuen, verbesserten Vorgehen.

Das System MMS ist die Basis für jedes erfolgreiche Verbesserungsprojekt, ganz egal, welcher Bereich und mit welcher Methode das Projekt angegangen wird. Auch zur Implementierung eines funktionierenden kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) gehört das Aufsetzen einer MMS unbedingt dazu.

 

Konzept

 

Im MMS durchläuft jede Idee in einer Kanban-Logik insgesamt acht verschiedene Phasen oder auch Spalten von der ersten Findung der Idee bis zum erfolgreichen Abschluss der Umsetzung. Dabei ist es essentiell, dass keine der Spalten übersprungen wird. Für jede Idee wird eine eigene Karte angelegt, welche anschließend durch die verschiedenen Phasen wandert.

Jede Idee gelangt zunächst in den Ideenspeicher. Dieser dient als Sammelpunkt für alle im Rahmen des Projektes aufkommenden Verbesserungsvorschlägen Quellen für den Ideenspeicher sind zum Beispiel eine Tätigkeitsstrukturanalyse, eine Prozessanalyse oder auch ein Kaizen-Workshop. Wichtig ist, dass wirklich alle Impulse hier gesammelt werden, denn nur so kann sichergestellt werden, dass keine Idee verloren geht.

Wenn aus einer zunächst noch abstrakten Idee eine konkrete Aufgabe wird, so wandert die zugehörige Karte vom Ideenspeicher in den Aufgabenspeicher. Aus der Idee entsteht eine Maßnahme mit konkreten, noch umzusetzenden Aktionen.

In die Phase Planen & Abstimmen gelangt eine Karte erst dann, wenn es daran geht, die Umsetzung der Maßnahme zu organisieren. Nur diejenigen Aufgaben, die in nächster Zeit konkret angegangen werden sollen und können, werden hier beplant. Dies erfordert eine klare Priorisierung der Aufgaben, zum Beispiel durch die jeweilige Führungskraft, und sorgt dafür, dass stets nur eine sinnvolle Anzahl an Aufgaben im Fokus stehen und in den nachfolgenden Phasen bearbeitet werden. An dieser Stelle erfolgt auch eine Zuweisung der Aufgabe an eine Person, welche für die nachfolgende Umsetzung der Aktionen verantwortlich ist und die weitere Entwicklung proaktiv steuert und treibt. Auch weitere Bedarfe für die Umsetzung der Aufgabe, zum Beispiel in Form von zusätzlich benötigten personellen oder materiellen Ressourcen, werden bereits bei der Priorisierung bedacht und hier zugewiesen.

Sind alle Voraussetzungen für die Bearbeitung der Maßnahme geplant und organisiert, so gelangt die Karte ins Umsetzen. Erst hier werden nun die notierten Aktionen durch den Aufgabenverantwortlichen abgearbeitet.

Nach Bearbeitung aller Aktionen wird die Karte in die Phase Prüfen verschoben. Hier gilt es zu hinterfragen und zu überprüfen, ob alle Aktionen erfolgreich umgesetzt wurden. Ist das Ziel der Aufgabe erreicht worden? Muss noch nachgeschärft werden? Wenn ja, wird hier nachgearbeitet.

In der Standardisieren-Phase geht es dann darum, alle notwendigen Schritte und Aktionen für eine nachhaltige Standardisierung der Maßnahme zu dokumentieren. Was wird benötigt, damit die durch die Maßnahme erreichte Verbesserung auch langfristig in der Organisation verankert bleibt? Welche Anleitungen beziehungsweise Standards benötigen die beteiligten Mitarbeiter, um die dahinterliegende Tätigkeit auch in x Wochen noch genauso, wie hier beschrieben, umsetzen zu können? Die Standardisierung sollte dabei unbedingt stets skalierbar gedacht werden!

Der letzte wichtige Schritt nach der Standardisierung ist dann das Trainieren. Denn auch ein guter Standard hilft wenig, wenn er den beteiligten Personen nicht bekannt ist, sondern nur in der Dokumentenablage schlummert. Hier geht es also darum, alle Beteiligten in der Durchführung der Tätigkeit nach dem neuen, verbesserten Modus zu schulen. Idealerweise wird auch dieses Training nicht nur punktuell einmal durchgeführt, sondern direkt skalierbar gedacht und in regelmäßigen Abständen wiederholt. Dies kann systemisch zum Beispiel über ein Mitarbeitertrainingszentrum abgedeckt werden, in welchem die Mitarbeiter an Trainings zu derartigen prozessualen Kompetenzen teilnehmen können.

Zu guter Letzt soll natürlich auch die erfolgreiche Umsetzung einer Maßnahme gebührend aufgezeigt, wertgeschätzt und vor allem nachhaltig dokumentiert werden. Dies passiert, indem die Maßnahme nach erfolgreichem Abschluss nicht einfach gelöscht, sondern stattdessen in der Spalte Freuen festgehalten wird.

Die Nutzung eines agilen, digitalen Tools kann wahre Wunder für die Akzeptanz und Verankerung einer Multimaßnahmensteuerung in der Organisation wirken. Gute Tools bieten eine intuitive Bedienbarkeit, gute Übersicht, zusätzliche Funktionen wie zum Beispiel eine Kommentarfunktion für kollaboratives Arbeiten im Team und vieles mehr.

Häufig ist es sinnvoll, neben dem eigentlichen System dafür auch einen Manager, einen sogenannten Multimaßnahmenmanager (MMM), zu bestimmen. Dieser MMM behält stets den Überblick über das System, zeigt Abweichungen vom geplanten Vorgehen auf und stellt sicher, dass alle Ideen bzw. Maßnahmen auch sämtliche Phasen sauber durchlaufen und keine Abkürzungen genommen werden.

 

Mehrwert

 

Ein Schreibtisch voller Notizen und Post-its, auf denen sich die noch ausstehenden To-dos der vergangenen Wochen sammeln, und trotzdem wird am Ende der Woche nichts richtig umgesetzt – dagegen wirkt eine strukturierte Bearbeitung von Themen mit Hilfe einer Multimaßnahmensteuerung erfolgreich an!

Durch die Etablierung einer Multimaßnahmensteuerung wird ein nachhaltiger Erfolg der Umsetzung, inklusive Standardisierung und Training, sichergestellt. Statt aktionistischer Umsetzung von Ideen werden diese strukturiert und priorisiert angegangen. Diese Priorisierung ermöglicht es auch, die notwendigen Ressourcen einfacher im Überblick zu behalten und zu steuern, wer wann an welchen Themen arbeitet. Die konsequente Anwendung der Kanban-Logik verhindert, dass zu viele Themen parallel bearbeitet werden, und sorgt dafür, dass die aktuellen Fokus-Themen auch wirklich die notwendige Beachtung finden und umgesetzt werden können. Die Multimaßnahmensteuerung ist damit das zentrale Tool für jedes Operational-Excellence-Projekt!

Der Ideenspeicher sorgt als Sammelbecken für alle aufkommenden Ideen dafür, dass kein Einfall verloren geht. Auch wenn ein Vorschlag aktuell nicht umgesetzt werden kann oder soll, so verbleibt er im Ideenspeicher dauerhaft präsent und kann für kommende Umsetzungsphasen eingeplant werden.

Die mit dem MMS erreichten Erfolge in der Maßnahmenumsetzung werden durch das System und insbesondere durch die Spalte Freuen transparent für die gesamte Organisation aufgezeigt.