Überblick
Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zur Kategorisierung von anstehenden Aufgaben mit dem Ziel, die eigene Effektivität zu steigern, indem nur die „richtigen“ Aktionen angegangen werden. Kategorisiert wird dabei nach den zwei Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit, wodurch sich eine Matrix aus vier Bereichen ergibt: wichtig und dringend, wichtig und nicht dringend, unwichtig und dringend sowie unwichtig und nicht dringend.
Benannt ist die Methode nach dem amerikanischen General Dwight D. Eisenhower, der von 1953 bis 1961 das Amt des 34. Präsidenten der USA bekleidete. Der Bezug zu Eisenhower geht dabei auf eine Rede aus dem Jahre 1954 zurück, in welcher er einen ungenannten Hochschulprofessor mit den Worten zitierte: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent“ (übersetzt: Ich habe zwei Arten von Problemen, die wichtigen und die dringenden. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind niemals dringend). Belege, dass Eisenhower die Methode tatsächlich selbst praktiziert hat, gibt es nicht.
Konzept
Die Eisenhower-Matrix ist aufgespannt aus zwei Achsen mit den Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die Dringlichkeit, welche entlang der Horizontalen bewertet wird, bezieht sich dabei auf einen Zeitfaktor. Dringende Tätigkeiten wollen termingerecht erledigt werden. Häufig wird durch ihre Erledigung ein Schaden verhindert, so dass gefühlt die Gefahr besteht, etwas zu verlieren, sollte die Aufgabe nicht angegangen werden.
Die Wichtigkeit wird entlang der Vertikalen bewertet und bezieht sich stattdessen auf den Inhalt einer Aufgabe. Wichtige Aufgaben sind solche Aufgaben, die einen selbst oder das Projekt nach vorne bringen. Mit der Erledigung wichtiger Aufgaben wird somit ein klarer Vorteil geschaffen und sie verursachen das Gefühl der „Möglichkeit, etwas zu gewinnen“.
Voraussetzung für die erfolgreiche Anwendung der Methode ist es daher, die eigenen Ziele klar vor Augen zu haben. Denn wirklich „wichtig“ sind nur solche Themen, die auf die eigenen Ziele einzahlen. Dabei können diese Ziele sowohl persönlicher Natur sein, zum Beispiel persönliche Entwicklungsziele, als auch konkrete Projektziele oder strategische Unternehmensziele.
Je nachdem, wo eine Tätigkeit bezüglich Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeordnet wird, landet sie somit in einem von vier Bereichen. Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, wollen sofort erledigt werden. Ein Notfall beim Kunden oder andere Krisensituationen sind typische Beispiele. Hier besteht ein zeitlicher Handlungsdruck und gleichzeitig kann durch Bearbeitung der Aufgabe ein signifikanter Nutzen erzielt werden, beispielsweise ein zufriedener Kunde, woraus Umsatz für das Unternehmen entsteht, oder eine erfolgreich abgewendete Krise, die das Überleben des Unternehmens sichert.
Bei wichtigen Aufgaben ohne zeitlichen Druck, das heißt nicht dringlichen Themen, ist eine Terminierung der Aufgabe der empfohlene Weg. Um zum Beispiel die persönliche Weiterbildung nicht schon wieder zu kurz kommen zu lassen und endlich das Wunschseminar auch wirklich zu besuchen, empfiehlt es sich, direkt zu Jahresbeginn entsprechende Blocker in den Kalender einzuplanen und Termine zu setzen.
Tätigkeiten, die zwar dringlich, aber nicht wichtig sind, wollen delegiert werden. Abstimmungen, zum Beispiel mit der Fachabteilung, oder auch der monatliche Bericht sind typische Beispiele. Häufig findet sich hier die Möglichkeit, derlei Aufgaben an einen geeigneten Mitarbeiter oder Kollegen zu delegieren, so dass das eigene Tätigkeitsprofil entschlackt werden kann.
Zu guter Letzt bleiben die Aufgaben übrig, die weder wichtig noch dringlich sind. Hier ist der Weg klar und einfach: Ab in den Papierkorb damit! Triviale Routineaufgaben, mancherlei E-Mail oder Telefonat oder der zehnseitige, mühsam erstellte Report, der am Ende ungelesen im Aktenschrank des Chefs sein Dasein fristet – hier hilft auch keine Delegation, derlei Tätigkeiten müssen eliminiert werden.
Bei der Nutzung der Eisenhower-Matrix bietet sich ein Vorgehen in drei Schritten an. Schritt 1 besteht darin, zunächst alle Aufgaben innerhalb der vier Bereiche zuzuordnen. Wichtig dabei ist es, kritisch zu bleiben und jede Zuordnung ehrlich zu reflektieren.
Im zweiten Schritt werden zunächst all jene Tätigkeiten in den Fokus gestellt, die sich in den unteren zwei Bereichen, das heißt in den Kategorien bei „nicht wichtig“, befinden. Diese Tätigkeiten erfordern eine Entscheidung, um sie zukünftig bewusst zu eliminieren oder zu delegieren. Ziel ist es, die Anzahl Tätigkeiten in diesen Bereichen so weit wie möglich zu reduzieren.
Alle wichtigen Tätigkeiten in den oberen beiden Bereichen liegen bei Schritt drei im Fokus und werden weiterhin be- und abgearbeitet. Denn hier werden die wahren Mehrwerte geschaffen!
Langfristiges Ziel ist es, die Planbarkeit der Tätigkeit zu erhöhen und damit die Anzahl Aufgaben mit hoher Dringlichkeit zu reduzieren. Nur mit regelmäßiger Wiederholung dieser drei Schritte kann die Methodik dauerhaft diese Wirkung entfalten.
Mehrwert
Die Eisenhower-Matrix gibt Ihnen ein klares und eindeutiges Entscheidungsprinzip für eine effektive Arbeitseinteilung. Sie setzen Prioritäten und erkennen so Ihre wichtigsten Aufgaben und arbeiten diese gezielt ab. Die einfache Visualisierung gibt Ihnen dabei Ordnung und Struktur und hilft, die wirklich wichtigen Themen stets im Fokus zu halten.
Eine regelmäßige Nutzung der Eisenhower-Matrix erlaubt es nicht nur, bestehende Aufgaben zu kategorisieren, sondern neue Aufgaben von Beginn an kritisch zu hinterfragen. Der Detox-Effekt bleibt damit nicht einmalig, sondern kann seine Wirkung dauerhaft im Arbeitsalltag entfalten.