Das Prinzip Gemba: warum Workshops vor Ort nicht ersetzbar sind

Haben Sie das auch schon erlebt? In endlosen Meetings zerbrechen sich viele gut bezahlte Menschen den Kopf über Probleme in der Produktion. In den Entscheidungsboards werden viele Hypothesen gefolgert, wie sich Fehler vermeiden lassen. Diskussionen ufern aus, weil eigentlich niemand aus der Runde ein ganz klares Bild vom Problem hat. Der Erfahrungshorizont vieler Entscheider auf höheren Ebenen deckt eben nicht ab, mit welchen Herausforderungen die Arbeiter an der Linie zu kämpfen haben. Und erstaunlicherweise besitzen die wenigsten genügend Vorstellungskraft, sich in einen Schichtjob in der Produktion hineinzuversetzen.

Kein Rätselraten – Probleme und ihre Ursachen vor Ort erkennen

So kommt es dazu, dass in Meetings auf der Entscheidungsebene, häufig aus grundlegendem Unverständnis für praktische Probleme heraus, Fehlentscheidungen getroffen werden. Das Problem wird zu theoretisch angegangen und die Lösung dadurch unnötig verkompliziert. Oder das fatale Gegenteil geschieht und ein Problem wird unterschätzt und abgetan. Ohne zu erkennen, welchen Einfluss es eventuell auf die Effizienz der Mitarbeiter des Unternehmens hat. Wo beispielsweise lange Wartezeiten entstehen, weil das Produktionsmaterial weite oder umständliche Wege bis zum Einsatzort gehen muss. Dadurch entsteht unproduktiver Leerlauf. Das klingt einleuchtend, allerdings muss auch erst jemand erkennen, wie es zum Stillstand kommt. Es hat in den allermeisten Fällen eben nicht der langsame oder unwillige Arbeiter Schuld daran! Sondern die Rahmenbedingungen, in denen er arbeiten muss, sind das Problem. Dem kann ein schlechtes Produktionslayout zugrunde liegen, aber auch übermäßige Bürokratie mit unverständlichen und komplizierten Formularen. Diese machen es dann schwierig, an Nachschub zu kommen. Und vielleicht sind es auch Rivalitäten, die den Workflow blockieren. Da lässt vielleicht ein Lagerist den Maschinenführer länger warten als nötig, weil in der Pause ein böses Wort gefallen ist. Aber all das bleibt im Reich der Spekulation, solange sich niemand ein Bild vor Ort macht.

Theorie braucht die Reflexion in der Praxis

Gemba steht als Prinzip genau dafür: Raus an die Anlage gehen und an der Linie mit den Leuten sprechen. Die Erfahrungswerte der Produktionsmitarbeiter nutzen, um Fehler schnell, effizient und an der richtigen Stelle zu beheben. Nicht raten, welche Stellschrauben gelöst oder angezogen werden müssen, sondern vor Ort fragen und beobachten. Denn eines vergessen viele auf der Führungsetage: Nur dort, wo der Prozess tatsächlich stattfindet, gibt es auch die Erfahrung, wie gut er ist. Wir sprechen in diesem Zusammenhang von Prozesskompetenz. Der Input, den ein einfacher Arbeiter liefern kann, ist von unschätzbarem Wert für die Problemlösung! Er muss nur gefragt werden. Schließlich erlebt er den Prozess nicht nur täglich, sondern verfügt über intrinsisches Wissen und kennt die impliziten Gesetze in der Produktion. Dieses Wissen macht Gemba nutzbar und führt es in einen sauber gestalteten Lösungsprozess über.

Was Workshops auf dem Shopfloor unentbehrlich macht

Genau aus diesem Grund plädieren wir dafür, jeden Veränderungsprozess mit Vor-Ort-Workshops zu begleiten. Sie sind ein Grundstein auf dem Weg zur operativen Exzellenz – denn ohne das Wissen um die operativen Hürden kann eine Verbesserung nicht gelingen! Das Konzept Gemba handelt genau davon. Der japanische Begriff beschreibt „den eigentlichen Ort“ der Wertschöpfung. Dies kann eine ganze Fabrik sein; richtig erhellend wird allerdings erst der Blick auf die einzelnen Linien und Anlagen. Nur hier sind die Hindernisse in der Produktion direkt zu beobachten. Nur hier sind die Nöte zu erfahren, die die Arbeiter aufgrund von Mangel, Verzug und schlechten Arbeitsmitteln haben. Erst vor Ort an der Anlage lassen sich die richtigen Optimierungsansätze entwickeln. Weil aber ein Blick allein nicht genügt, plädieren wir für methodisch fundierte Workshops auf dem Shopfloor. Erst die tatsächliche Arbeit mit den Teams an der Produktionsstelle bringt echte Lösungsansätze. Jeder, der schon einmal bei einem Kaizen-Workshop mit einem crossfunktional zusammengesetzten Team von Anlagenmitarbeitern dabei war, bestätigt: Unter einer moderativen Führung mit Methoden-Know-how sprudeln die Ideen nur so hervor. Endlich finden die Mitarbeiter Gehör und teilen ihr implizites Wissen gerne. Dadurch werden allen die Zusammenhänge klarer und die Ursachen von Problemen erst richtig verständlich.

Die Quick Wins des Gemba-Prinzips

Deshalb sind Methoden-Workshops so wichtig, um den Dingen auf den Grund zu gehen. In einem Kaizen-Workshop vor Ort lässt sich kontinuierliche Verbesserung am Ort des Geschehens initiieren. Mit Workshops zu Problemlösungsmethoden oder einer tiefgreifenden OpEx-Potentialanalyse finden Teams und ihre Führungskräfte den Weg zu einer systematischen und methodenbasierten Optimierung aller Produktionsbereiche. Quick Wins und eine schnelle Problemlösung ergeben sich aus Workshops zu 5S und SMED. Aufräumen und schnelleres Rüsten ist meistens ein enorm wichtiger Schritt. Leider wird er in theorielastigen oder zu strategischen Meetings oft übersehen. Daher halten wir es mit Gemba und sagen: Gehen Sie an den Ort des Geschehens!

Hören Sie den Leuten an der Linie zu und stellen Sie ihnen Ihre Fragen. Nirgends sonst werden Sie ehrlichere und richtigere Antworten bekommen.