Transformationen können scheitern. Die Gründe dafür sind vielfältig. Sie reichen von geringer Führungsstärke auf dem C-Level über fehlendes Commitment im Management bis zu schlechter Umsetzung durch mangelnde Methodenklarheit. Ein ganz wesentlicher Grund ist allerdings auch die Vernachlässigung eines essentiellen menschlichen Grundbedürfnisses: Kommunikation!
Information und Dialog über die anstehenden oder aktuellen Veränderungen in einem Unternehmen sind die Basis für einen gelingenden Wandel. Entscheidend für ein echtes Mitziehen und Einbringen sind immer die Inspiration und Motivation – was wiederum durch gezielte Abholer, Erklärungen und eine „Change Story“, die Identifikation ermöglicht, gelingt. Letztlich zielt Transformation auf die Änderung von Einstellungen und das Verhalten aller Stakeholder im Unternehmen. Hingegen schürt ein Außenvorlassen in der Kommunikation Ablehnung und Demotivation. Das verlangsamt das Vorankommen von Veränderungen.
Alle reden drüber, keiner weiß Bescheid: Flurfunk und Gerüchteküche sind Gift für die Deutungshoheit im Transformationsprozess.
Das Schlechteste, was einem Transformationsprozess passieren kann, ist Schweigen. Denn Sie müssen sich eingehstehen – es ist schlichtweg nicht möglich, keine Kommunikation zu betreiben. Oder um es mit den Worten des renommierten Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawick zu sagen: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Garantiert sucht sich das Bedürfnis nach Information und Mitteilung seine Bahnen – meist beladen mit negativen Vorwegnahmen und Fehlinterpretationen.
Nehmen Sie dieser Entwicklung bereits zu Beginn den Wind aus den Segeln. Idealerweise steht deshalb ganz am Anfang von Transformationsprozessen und Veränderungsinitiativen die Information, was genau verändert werden soll, also die Zielsetzung. Besonders wichtig und wirksam ist jedoch die Vermittlung der Dringlichkeit und Notwendigkeit der Veränderungen. Nehmen Sie diese „Burning Platform“ gezielt in den Fokus und wecken Sie alle im Unternehmen auf: „Der Wandel ist unumänglich – sonst gehen wir unter.“ Und dann skizzieren Sie als Kontrapunkt die Chancen und Vorteile, die das Verlassen der Komfortzone verspricht.
Es ist sehr aufwendig, die Folgen nicht geleisteter Kommunikation wieder einzufangen!
Kommunikation hat hierbei zwar auch einen informativen Charakter – besonders deutlich wird dabei ihre kulturell wirksame Komponente, die auf Verhaltensaspekte in der Belegschaft wirkt. Wer eine Bereitschaft bei den Mitarbeitern und Führungskräften erzielen will, mitzuziehen und voranzutreiben, muss die Herzen erreichen. Und für die Entwicklung Ihres Veränderungsprojekts besonders wichtig: Mit einem guten Narrativ behalten Sie die Deutungshoheit über den Wandel.
Wenn es Ihnen nicht gelingt, ausreichend und überzeugend genug zu kommunizieren, büßen Sie gleich zu Beginn ein wichtiges Momentum ein, das Ihren Wandel lange tragen könnte. Schlimmer noch: Wer nicht von Anfang an kommuniziert, ist später nur noch mit Feuerlöschen beschäftigt! Eingefahrene negative Stimmungen wieder zu drehen, ist deutlich schwieriger, als ihnen von vornherein die Grundlagen zu entziehen.
Lassen Sie ein Totschweigen nicht zu – und beginnen Sie rechtzeitig damit, zuzuhören!
Daher gilt es, sich schon zu Beginn von Veränderungen, eingehend mit den Elementen und Wegen der Kommunikation zu beschäftigen. Eine Change Story ist schön und gut – sie muss die Mitarbeiter jedoch auch erreichen! Die reine Top-down-Information entlang der Kaskade der Führungskräfte mag auf dem Papier ausreichend erscheinen; in der Praxis tun sich hier jedoch immer wieder klaffende Lücken auf. Teile oder eine ganze Bandbreite der Belegschaft erreichen die Informationen nicht oder sie sind gefärbt bis verfälscht. Denken Sie daher gleich Kommunikationsformen mit, die diese Hürden überspringen und alle gleichermaßen erreichen.
Im Idealfall gelingt es mit einer guten Startkommunikation, das Bedürfnis an Information in eine Klarheit über die Zielsetzungen und den weiteren Fahrplan zu wandeln. Doch dann beginnen die Fragen, wie beispielsweise nach der neuen Erwartungshaltung an die jeweiligen Rollen, dem eigenen Zutun im Veränderungsprozess und vielem, vielem anderen. Dieses Kommunikationsbedürfnis nach oben braucht Wege und muss Gehör finden. Suchen Sie daher rechtzeitig nach Bottom-up-Kanälen, die den Fragen Raum geben – und antworten Sie transparent! Kommunikation ist keine Einbahnstraße und erst wirklich rund, wenn ein Dialog entsteht.
Verankern Sie Kommunikation in Ihren Projekten
Ohne Kommunikation findet kein Austausch statt, was den gesamten Verlauf von Veränderungsprojekten negativ beeinflusst. Daher ist die Beschäftigung mit der Kommunikation auch kein „nice to have“, das zur Not auch weggelassen werden kann. Sie haben tatsächlich im Projekt keine wichtigere Aufgabe, als die Kommunikation. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass dieses essentielle Element in den meisten Fällen zu kurz kommt oder gar komplett vernachlässigt wird. Mangelnde Ressourcen, ein zu knappes Budget oder ein zu knapper Zeitplan: Die Gründe sind vielfältig.
Dagegen müssen Sie angehen – machen Sie sich einfach bewusst: Geplante Kommunikation schafft die Grundlagen für einen reibungslosen Projektablauf und muss daher als Kernaufgabe im Projektmanagement große Aufmerksamkeit finden.
Oft vergessen: Auch durch die Kommunikation zu einzelnen Projekten im Unternehmen gelingt eine Motivation – über die direkt Beteiligten hinaus. Es muss also nicht immer gleich das ganz große kommunikative Feuerwerk sein. Schon mit dem Feiern von kleinen Meilensteinen und Erfolgsgeschichten sorgen Sie dafür, ein positives Momentum zu erschaffen und im Idealfall neuen Tatendrang zu entfachen. Nebenbei erweitert sich dadurch der Einfluss des Projekts im Unternehmen, da wichtige Entscheider positiv gestimmt werden.
Außerdem brauchen Sie eine schnell greifende Krisenkommunikation, die einspringt, sobald etwas Außerplanmäßiges geschieht. Gerade in Krisen und bei Abweichungen ist Kommunikation der Schlüssel, die Gemüter zu beruhigen und Aktionismus vorzubeugen.
Die kommunikativen Aufgaben in einem Veränderungsprojekt sind vielfältig: Planen Sie daher rechtzeitig ein, wen Sie als Kommunikator aufbauen! Eine Stabstelle in der Projektorganisation, die eigene Abteilung für Unternehmenskommunikation, die Personalabteilung … Irgendjemand muss die Fäden in der Hand halten und den Überblick über die Kommunikationsmatrix und Redaktionsplanung behalten.
Worte ohne Taten sind Schall und Rauch
Bei aller Kommunikation, die Sie im Rahmen der Transformation im Unternehmen leisten – achten Sie darauf, keine Worthülsen zu kreieren. Sprich: Wenn Sie Veränderungen ankündigen und es tut sich nicht spürbar etwas für die Mitarbeiter, nutzt sich das Momentum schnell ab und stattdessen baut sich zuerst eine Abwehrhaltung auf, die später in Resignation mündet. Gleiches gilt für die zahlreichen Appelle, loszulegen, mitzumachen und an Bord zu kommen bei der Transformation. Werden keine reellen Möglichkeiten geboten, auch wirklich aktiv Ideen und Elan einzubringen, drängen Sie die Mitarbeiter regelrecht in eine Blockadehaltung. Ohne Chance, sich einzubringen, sinkt die Akzeptanz ganz erheblich.
Nehmen Sie daher auch besonders das Führungsverhalten unter die Lupe. Wird eine Teilnahme an den Maßnahmen tatsächlich gefördert, werden die Veränderungen positiv kommuniziert – stehen die Führungskräfte hinter der ausgegebenen Losung? Wenn nicht, haben Sie ein ernstzunehmendes Problem, an dem auch Kommunikation scheitern kann. Fordern Sie daher Commitment ein und achten Sie darauf, dass die kommunizierten Werte auch wirklich gelebt werden.
Fazit
Kommunikation ist für Ihr Transformationsprojekt unerlässlich. Ohne Transparenz über Strategie, Ziele und Fahrplan werden Sie Ihre Organisation nicht überzeugen. Ohne die Verdeutlichung der Burning Platform und der Chancen, die die Veränderung bietet, scheitern Ihre Ambitionen. Vernachlässigen Sie daher den Wirkhebel von Kommunikation auf den Wandel in Ihrem Unternehmen nicht.