Führungskräfte stehen dauerhaft und von vielen Seiten unter Druck. Eine Vielzahl verschiedener Themen wie Führungsaufgaben im Team, Projekte, Abweichungen oder Überraschungen im Tagesgeschäft und vieles mehr füllen die Tage aus und erzeugen mindestens gefühlt eine hohe Belastung bis hin zur Überlastung. Zeit ist für engagierte Führungskräfte das wertvollste wie auch knappste Gut. Kommen Transformationsprojekte oder Veränderungen ähnlicher Größenordnung im Unternehmen hinzu, sprengt dies leicht den Rahmen dessen, was Führungskräfte glauben, zu leisten im Stande zu sein.
Gutes Zeitmanagement gehört damit für Führungskräfte zum Pflichtprogramm, um die eigene Wirksamkeit hoch und dabei gleichzeitig die persönliche Belastung im vernünftigen Rahmen zu halten. Permanentem Terminstress und übervollen Terminkalendern lassen sich wirksame Maßnahmen entgegensetzen. Das Zeitmanagement für Führungskräfte geht dabei weit über die üblichen Empfehlungen zur Optimierung der eigenen Zeitbudgets hinaus. Denn Führungskräfte verfügen neben den klassischen Methoden zur Zeitoptimierung über weitere Stellhebel, um Arbeit und damit zeitliche Belastung zu verteilen.
Das Privileg liegt darin, Aufgaben delegieren zu können. Die Fokussierung auf die wirklich wichtigen Aufgaben und Verantwortungen in der eigenen Führungsrolle wirkt stark auf das eigene Zeitbudget.
Daher liegt der erste Ansatz und wichtigste Stellhebel im Zeitmanagement für Führungskräfte in der ehrlichen und eindeutigen Reflexion der eigenen Rolle und Rollenwahrnehmung. In einem idealen Umfeld kümmern sich Führungskräfte alleine um die Weiterentwicklung des eigenen Unternehmens oder Bereiches, arbeiten also „am System“. Die Realität hält natürlich für Führungskräfte immer einen Anteil an operativer Arbeit und Tagesgeschäft bereit, was auch sinnvoll und vernünftig ist. Jedoch sollte dieser Anteil so klein wie möglich sein. Jede Minute operativer Arbeit fehlt einer Führungskraft, um sich mit der Weiterentwicklung des eigenen Teams oder strategisch wichtigen Projekten zu beschäftigen. Gar eine Flucht in operatives Geschäft droht, wenn die strategischen Aufgaben eine Führungskraft überfordern oder hohes Unbehagen erzeugen.
Um die notwendige Klarheit in die eigene Rolle und Rollenwahrnehmung zu bekommen, ist zunächst die Klarheit über die Ziele und Ergebnisse der eigenen Führungsposition notwendig.
Diese geben den Referenzpunkt, gegen den jede Tätigkeit und jede Zeitinvestition der Führungskraft abgeglichen werden kann. Die mit der Rolle verbundenen Aufgaben und Verantwortungen kommen aus verschiedenen Quellen und sind durchaus dynamisch. Besteht noch grundsätzlich die Aufgabe für jede Führungskraft und zu jeder Zeit, das eigene Team in seinen Kompetenzen und in seiner Wirksamkeit beständig weiterzuentwickeln, sorgen Projekte und Transformationsaktivitäten für zusätzliche temporäre und wechselnde Aufgaben.
Als Werkzeug zur Prüfung, welche Aufgaben und Verantwortungen wirklich von der jeweiligen Führungskraft wahrgenommen werden müssen, bietet sich die Eisenhower-Matrix an. Mit ihrer Hilfe lassen sich alle Aufgaben und Verantwortungen in die Kategorien „dringend“ und „wichtig“ einteilen. Anschließend fällt die Entscheidung leichter, die Aufgaben zu sortieren und bei Bedarf an Mitglieder des eigenen Teams zu delegieren. Mit diesem Werkzeug ist es für Führungskräfte ebenso gut möglich, operative Aufgaben, welche die eigenen Mitarbeiter gerne hochdelegieren möchten, an der richtigen Stelle zur Umsetzung zu belassen. Denn die Umsetzung besorgt das Team – die Führungskraft schafft die notwendigen Grundlagen dafür. In dieser Rollenteilung liegt ein Treiber für Wirksamkeit und Zeiteffizienz.
Die Aufgabe von Führung liegt darin, Aufträge zu vergeben und zu klären, die notwendigen Rahmenbedingungen für das Team zu schaffen und die Energie in den Projekten und im Team für die Umsetzung der Aufgaben hoch zu halten.
Auf der Meta-Ebene übt weiterhin die gelebte Führungskultur einen wesentlichen Einfluss auf die zeitliche Belastung der Führungskräfte aus. In einer praktizierten Vertrauenskultur sinkt der Zeitaufwand für Führungskräfte dramatisch, den sie für das Controlling und die Überwachung von Aktivitäten der eigenen Mitarbeiter aufwenden müssen. In einem gut funktionierenden Team sind die richtigen Menschen mit den richtigen Kompetenzen mit der Umsetzung der Aufgaben und Projekte beauftragt. Herrscht Vertrauen im Team, wird eine Vielzahl der üblichen regelmäßigen Controlling-Meetings überflüssig.
Kann sich die Führungskraft darauf verlassen, dass sie schon bei sich abzeichnenden Abweichungen oder bei aufkommendem Unterstützungsbedarf informiert und hinzugerufen wird, entlastet dies die Führungskräfte zeitlich sehr stark.
Kurze regelmäßige Stand-up-Meetings mit den jeweiligen Teams halten die Dynamik hoch und machen in der Regel lange Controlling-Meetings überflüssig. Weiterer Vorteil dieser dynamischen Management-Kultur liegt in einer Beschleunigung von Projekten und Sonderthemen, ebenso erhöht diese Methode die Sicherheit im Team deutlich.
Meetings sind Investitionen
Natürlich sparen Führungskräfte auch mit einer guten und wirksamen Meetingkultur viel Zeit. Wer jedes Meeting wie eine Investition behandelt und managt, wird zunächst besonderen Wert darauf legen, dass ein konkretes Ergebnis erzielt wird und dieses auch schon bei der Einladung zum Termin bekannt gemacht wird. Das ermöglicht die Prüfung und Entscheidung, ob überhaupt die eigene Teilnahme erforderlich ist. Vor allen Dingen aber fokussiert das erwartete Ergebnis alle Teilnehmer einer Besprechung in der Diskussion oder ermöglicht zumindest dem Moderator, die Besprechung immer wieder auf das gewünschte Ergebnis hinzulenken. Ein durchaus knappes Zeitbudget für Besprechungen, das Timeboxing, leistet ebenso einen Beitrag zur Zeiteinsparung. Natürlich reicht dann gelegentlich die Zeit für das Meeting nicht aus und eine Verlängerung oder ein kurzfristiger Nachtermin wird erforderlich. Dank dann aufgeräumter Kalender und freier Zeitslots sind diese Nachtermine ohne große Verwerfungen durchführbar.
Fazit
Diese wenigen Beispiele verdeutlichen, dass Führungskräfte auf allen Ebenen der Selbststeuerung erhebliche Möglichkeiten besitzen, vom Gejagten zum Jäger zu werden und mit weniger Termindruck und Stress deutlich bessere Ergebnisse zu erzielen. Es benötigt nur einen Perspektivwechsel und die konsequente Umsetzung einfacher Methoden und Regeln, um große Fortschritte in der eigenen Zeitdisposition zu erreichen.