Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen, die aufgrund ihrer Komplexität nicht von einzelnen Personen oder Abteilungen gelöst werden können. Diese wachsende Komplexität benötigt eine andere Form der Zusammenarbeit, um Aufgaben schnellstmöglich zu bearbeiten und das Unternehmen dadurch schneller handlungsfähig zu machen. Und Schnelligkeit ist in diesen Tagen der Schlüssel zum Unternehmenserfolg: schnelle Antworten auf Kundenanforderungen, schnelle Lösungen für Probleme in den eigenen Prozessen und schnelle Reaktion auf Herausforderungen in den Lieferketten.
Die wachsende Komplexität von Aufgabenstellungen benötigt andere Formen der Zusammenarbeit. Obeya bringt entscheidende Vorteile.
Eine hergebrachte Aufgabenbearbeitung mit mehreren Beteiligten, die jedoch unabhängig voneinander agieren, führt meist zu Verschwendung im Prozess. Damit sind die Arten der Verschwendung nach der TIMWOOD-Logik gemeint; insbesondere Wartezeiten zwischen Abarbeitung und Abstimmung sind ein echter Effizienzkiller. Sobald mehrere Personen für eine Zielerreichung notwendig sind, besteht ein Großteil der Aufgabendurchlaufzeit aus Wartezeiten. Dies potenziert sich, je mehr Mitarbeiter in die Abarbeitung eines Prozesses eingebunden sind. Ein weiterer TIMWOOD-Treiber ist die fehlende Fokussierung auf eine Aufgabe. Sobald Mitarbeiter mit verschiedenen Aufgaben und dahinterliegenden Zielsetzungen konfrontiert sind, entsteht ein Zielkonflikt.
Genau dafür ist Obeya das Mittel der Wahl, denn die Methode bildet physisch die Arbeitsweise nach PDCA und Sprintlogik ab. In herausfordernden Situationen, wie beispielsweise der aktuellen Energiekrise oder der Instabilität der globalen Logistikketten, sind Problemstellungen für einen einzelnen Mitarbeiter oder auch für ein funktionales Team meist nicht allein zu meistern. Es fehlt an Transparenz, Entscheidungsbefugnis und einem zielgerichteten Vorgehen. Die Problemstellung wird somit oft nur verwaltet, aber es kommt keine Geschwindigkeit in die Lösungsfindung und -umsetzung. Dies können sich Unternehmen auf Dauer nicht leisten. Stattdessen benötigen sie Methoden, um in kürzester Zeit Fahrt aufzunehmen und ihre dahinterstehenden Ziele schnellstmöglich zu erreichen. Hierfür braucht es neben der klaren Zielstellung vor allem Transparenz über die bestehende Herausforderung, eine Fokussierung der dafür benötigten Mitarbeiter und ein hohes Maß an Interaktion und Zusammenarbeit.
Ein Beschleuniger für Veränderungsprojekte
Im Obeya-Modus fokussiert sich ein Team vollständig auf die Erreichung eines bestimmten wichtigen Zieles. Hierbei sind die räumliche Nähe im Obeya (jap. „großer Raum“), eine zentrale Visualisierung der Ziele und Aufgaben sowie eine möglichst verschwendungsfreie Interaktion der Beteiligten die Kernelemente des Erfolgs.
Eingesetzt werden kann Obeya sowohl bei Projekt- als auch Linientätigkeiten. Dabei ist es egal, ob ein crossfunktionales oder ein abteilungsspezifisches Team agiert. Wichtig ist, dass es ein gemeinsames Ziel gibt, an dem alle mit einem Großteil ihrer Zeit arbeiten und räumlich beieinander aktiv sind.
Kurze Intervalle bis zur nächsten Abstimmung führen zu einer intensiven Zielfokussierung
Die Arbeitsweise im Obeya ist auf möglichst kurzzyklische Interaktion ausgelegt. Dies bedeutet, dass es täglich mehrere Abstimmungs- und Sprintintervalle gibt. Ziel ist es hierbei immer, den Fokus auf das gemeinsame Ziel und verdaubare Aufgabeninhalte zu legen. Der Obeya Master – als Organisator und Motivator des Teams – stellt sicher, dass die Teammitglieder effizient und zielführend in den Sprints arbeiten und es zu keinen beziehungsweise nur kurzen Unterbrechungen im Prozess kommt.
Für den Obeya Master ist das wichtigste Werkzeug die Visualisierung von Informationen.
Für eine gute Visualisierung werden die aufgabenrelevanten Inhalte nach der „Plan, Do, Check, Act“-Systematik aufbereitet und ständig auf dem Laufenden gehalten.
Die Plan-Visualisierung erläutert hierbei die Basics:
- Was ist das Ziel?
- Wie wird das Ziel gemessen?
- Wer sind die Beteiligten?
- Was ist der Scope?
- Was sind die Befugnisse?
Diese Basics beschreiben gleichzeitig den Grund für den Obeya und sollen allen Beteiligten klar erläutern, warum der Obeya ausgerufen wurde und was er erreichen soll.
In der Do-Visualisierung liegt der Fokus auf dem „Wie?“. Dies bedeutet primär die Beantwortung der Fragen:
- Wo steht der Obeya aktuell auf dem Weg zum Ziel?
- Wie sieht das Steuerungssystem aus?
- Welche Regeltermine sind vorgesehen?
Plan und Do stellen den Rahmen des Handelns für das Obeya-Team dar.
Check und Act bilden in der Visualisierung die Handlungsfelder und aktuellen Aktivitäten ab. Hier wird visualisiert, wer gerade an welchen Themen arbeitet und welche Möglichkeiten aktuell noch vorhanden sind:
- Was sind die Herausforderungen?
- Was sind die Aktivitäten des nächsten Sprints?
- Wer macht was?
Für die Arbeit im Obeya gilt vor allem eins: kurzzyklische Interaktion und direkte Eskalation.
Im Obeya wird nach einer Sprintlogik gearbeitet. Das heißt, dass es täglich (mehrere) Abstimmungsrunden über die nächsten Aufgaben gibt und in kurzen Sprints an der Umsetzung dieser Aufgaben gearbeitet wird. Sobald es bei der Abarbeitung zu Hindernissen kommt, wird die direkte Eskalation innerhalb des Obeya gesucht und notfalls über den Obeya Master von außen Expertise eingeholt.
Gleiches gilt für die Einbindung von Teammitgliedern, die aus relevanten Gründen nicht vor Ort sind. Zwar ist die räumliche Präsenz der größte Hebel auf den Erfolg des Obeya, jedoch sollte immer ein Hybrid-Modus möglich sein. So ist sichergestellt, dass auch diese Teammitglieder immer auf dem Laufenden bleiben.
Obeya in a Nutshell: Intensive Zielfokussierung gepaart mit einer schnellen Entscheidungsfindung
Für die Aufgabenbearbeitung liefert der Obeya somit die Basis für eine intensive Zielfokussierung gepaart mit einer schnellen Entscheidungsfindung durch die räumliche Nähe und die kurzzyklische Abstimmung. Dadurch eliminiert der Obeya-Modus Verschwendung im Gesamtdurchlauf der Aufgabe. Stolpersteine halten die Bearbeitung nicht lange auf, sondern schnell findet das Team Lösungen, um direkt weiterzuarbeiten. Die Nutzung des PDCA-Kreislaufs in Verbindung mit der intensiven Kommunikation gibt den Beteiligten eine klare Struktur. Die Teilnehmer sind somit vollkommen auf das Ziel und ihre Aktivitäten fokussiert und müssen sich deutlich weniger um organisatorische Themen kümmern. Durch diesen Effekt trägt Obeya gleichsam zur Motivation der Beteiligten bei. Die räumliche Nähe erhöht den Teamgedanken und dadurch die Energie, die jeder Einzelne in die Zielerreichung einbringt.