Übersicht
Der A3-Report ist eine strukturierte Problemlösungsmethode und liefert eine Schablone, die mit einem immer gleichen Vorgehen dabei hilft, Probleme erst zu verstehen und anschließend nachhaltig zu beheben. Dafür ist es notwendig, die Struktur übersichtlich darzustellen und einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand zu bekommen. Um dies zu erreichen, werden alle Aspekte der Problemlösung auf einem Blatt abgebildet. Zum Zeitpunkt der Erfindung des A3-Reports war die maximale Größe der Datenübertragung per Faxgerät ein DIN-A3-Papier, worauf der Name der Methode zurückzuführen ist.
Anwendung findet der A3-Report häufig im Qualitätsmanagement und in der Reklamationsbearbeitung. Generell kommt die Methode bei komplexen oder unbekannten Problemstellungen zum Einsatz.
Konzept
Der A3-Report durchläuft sieben Schritte und führt den Anwender damit systematisch durch einen in sich geschlossenen PDCA-Zyklus. Er sorgt dadurch dafür, dass in der Problemlösung keine Abkürzungen genommen werden können, und geht den wirklichen Ursachen auf den Grund. Dabei werden verschiedene Perspektiven eingenommen, das Problem ganzheitlich betrachtet, analysiert und gelöst.
- Problembeschreibung
Damit sichergestellt ist, dass die weiteren Schritte auch zur tatsächlichen Ursache führen, ist es immens wichtig, ein Problem zu beschreiben. Eine Problembeschreibung muss dabei so konkret und genau wie möglich formuliert werden, um Missverständnissen oder Fehlinterpretationen vorzubeugen. Dafür bietet sich die 6W-Fragetechnik an. Auch Bilder, Grafiken oder Tabellen lassen sich einsetzen, um ein Problem zu verdeutlichen. Es ist besonders darauf zu achten, dass nicht bereits in dieser Phase Lösungsideen einfließen, da ansonsten die Beschreibung unbewusst in eine falsche Richtung gelenkt werden kann.
- Beschreibung der aktuellen Situation
Im zweiten Schritt werden die Auswirkungen des Problems aufgegriffen. Wen betrifft es? Welche Folgen bringt das Problem mit sich? Welche Kosten werden verursacht? Auch hier bedarf es einer möglichst genauen Beschreibung. Eine gemeinsame Formulierung mit allen Betroffenen oder die Informationsbeschaffung und -validierung durch Interviews sind beliebte Mittel.
- Ziel definieren
Bei der Definition eines Zieles gilt es, zunächst den Blick zu weiten und sich einen Idealzustand vorzustellen. Sich dabei nicht von geltenden Rahmenbedingungen und Glaubenssätzen einschränken zu lassen, ist dabei eine der größten Herausforderungen. Anschließend muss das Ziel klar formuliert werden, sodass für alle Beteiligten verständlich ist, was erreicht werden soll. Zur Unterstützung werden bestenfalls Reifegrade oder Kennzahlen definiert, die zu erfüllen sind. Dadurch werden die im weiteren Verlauf generierten Maßnahmen bewertbar und die Zielerreichung messbar.
- Ursachen analysieren
Die Methoden, die zur Analyse und zur Ursachenfindung herangezogen werden, variieren je nach Komplexität der Problemstellung. Eingesetzt wird unter anderem die Pareto-Analyse, um Schwerpunkte zu identifizieren. Damit kann die Priorisierung der weiteren Detailanalyse anhand der größten Erfolgshebel stattfinden. Beispielsweise durch die 5W-Methode und das Ishikawa-Diagramm werden die tatsächlichen Ursachen des Problems analysiert.
- Maßnahmen entwickeln
Das Ableiten geeigneter Maßnahmen zur Ursachenbekämpfung erfolgt entlang der Maßnahmenhierarchie, die sich am STOP-Prinzip orientiert: Zuerst wird nach Möglichkeiten der Substitution gesucht; sind diese nicht umsetzbar, wird eine technische Optimierung angestrebt und als wiederum nachrangige Maßnahme eine organisatorische Ursachenbekämpfung und dann erst eine personenbezogene Maßnahme angezielt. Jede einzelne Maßnahme durchläuft dabei für sich einen eigenen PDCA-Zyklus, mit dem Ziel, die Problemursache zu eliminieren.
- Wirksamkeit der Maßnahmen kontrollieren
Geeignete Kennzahlen, die bereits bei der Zielsetzung definiert wurden, geben direkten Aufschluss darüber, die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen zu überprüfen. Durch den Vergleich von Soll und Ist werden Abweichungen klar erkenntlich. Besondere Auswirkung haben Kennzahlen auf die Möglichkeit, nachzusteuern und die Maßnahmen entsprechend der Wirksamkeit und dem Grad der Zielerreichung anzupassen. Dieser sechste Schritt ist das klassische „Check“ im PDCA-Zyklus.
- Standardisieren
Damit eine erfolgreiche Lösung dauerhaft und nachhaltig Bestand hat, muss ein Standard entwickelt und trainiert werden. Dafür ist sie konkret und detailliert zu beschreiben. Alle konkret notwendigen Schritte müssen sorgsam und auf nachvollziehbare Weise festgehalten werden. Auch Synergieeffekte für andere Bereiche oder Problemstellungen werden identifiziert, etwaige Folgeaktivitäten eingeleitet und nachverfolgt.
Nach Möglichkeit wird der A3-Report bevorzugt händisch ausgefüllt und im Team bearbeitet. Digitale Anwendungen sind aber ebenfalls denkbar. Idealerweise führt ein Moderator durch den Problemlösungsprozess. Teilnehmer und Experten können je nach Thema und Schwerpunkt hinzugezogen werden. Da Stringenz und ein hohes Maß an Disziplin im Team Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung der Problemlösung mit dem A3-Report ist, werden neue Moderatoren gerne im Mentor-Mentee-Tandem ausgebildet.
Mehrwert
Der A3-Report kombiniert einzelne Methoden und bringt diese in einen sinnvollen Zusammenhang. Verschiedene Perspektiven werden eingenommen und Problemstellungen dadurch ganzheitlich betrachtet. Oft verlieren sich selbst erfahrene Problemlöser im blinden Aktionismus und verstricken sich in verkopften Lösungen zur Symptombehandlung. Der A3-Report liefert für solche Fälle die Leitplanken und bringt die Beteiligten wieder auf die richtige Spur.
Sein enormes Potential entfaltet der A3-Report vor allem dann, wenn er zur präventiven Problemlösung herangezogen wird. Mit fortschreitendem Problemlösungsverständnis und Methodenwissen der Teammitglieder kommt der A3-Report direkt und schnell vor Ort, zum Beispiel auf dem Shopfloor, zum Einsatz. So können beispielsweise zukünftige Hindernisse oder Probleme, die direkte Auswirkungen auf die Produktivität haben könnten, frühzeitig erkannt und eliminiert werden. Dies sorgt nicht nur für monetäre Entlastungen, sondern verhindert Belastungsspitzen von Anlagen und Mitarbeitern, was weitere Fehler nach sich ziehen kann. Aktionismus wird im Keim erstickt.