Überblick

 

PDCA ist ursprünglich aus dem Qualitätsmanagement hervorgegangen und verkörpert die vier Phasen eines Zyklus, durch den eine strukturierte und vollumfängliche Bearbeitung von Problemstellungen beschrieben wird. Die vier Buchstaben stehen für die englischen Begriffe Plan – Do – Check – Act, was im Deutschen am ehesten mit den Worten Planen – Umsetzen – Wirksamkeitsprüfung – Standardisierung beschrieben werden kann.

Der PDCA-Zyklus ist ein methodischer Leitfaden, um die Organisation zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Abläufen zu befähigen. Damit rahmt PDCA den klassischen Problemlösungsprozess und seine einzelnen Phasen ein und bietet viele Anknüpfungspunkte zu erfolgserprobten Operational-Excellence-Methoden.

 

 

Konzept

 

PDCA bietet den methodischen Leitfaden an, um die Verbesserung eines gegenwärtigen Prozesses vollumfänglich zu steuern und sicherzustellen, dass erfolgserprobte Maßnahmen festgehalten und im Unternehmen in die Breite getragen werden können. Die Methode zeichnet aus, dass durch eine iterative Bearbeitung von Problemen die Umsetzungsgeschwindigkeit und der schnelle Erkenntnisgewinn in den Fokus gesetzt wird.

Nachfolgend sollen die Inhalte der einzelnen Phasen genauer beschrieben werden:

  1. Plan:

Die erste Phase legt den Schwerpunkt darauf, sich möglichst vor Ort einen Eindruck des gegenwärtigen Prozesses und seiner Potentiale zu machen. Daraus werden die Schwerpunktthemen abgeleitet und deren Ursachen analysiert. Für die Analyse von Problemstellungen stehen zahlreiche Methoden und Werkzeuge zur Verfügung, wie zum Beispiel das Ishikawa-Diagramm oder der A3-Report. Der Erfolg dieser Phase hängt maßgeblich davon ab, dass die Organisation ausreichend Zeit und Sorgfalt investiert, die vorhandene Problemstellung vollumfänglich zu analysieren und zum Kern des Problems vorzudringen.

Für den Übergang in die nächste Phase ist es notwendig, aus der Analyse heraus die ersten erfolgversprechenden Maßnahmen abzuleiten.

  1. Do:

In der Umsetzungsphase werden die erarbeiteten Maßnahmen implementiert und dabei der Fokus auf eine schnelle Anwendbarkeit und einfache Durchführung gesetzt. Der Erfolgsfaktor dieser Phase liegt darin, Maßnahmen immer nur einzeln in die Umsetzung zu bringen, um anschließend die Auswirkungen auf den Prozess nachvollziehen zu können. So wird am besten sichergestellt, dass sich ein dauerhafter Lernerfolg für die Organisation einstellen kann. Hier wird der Ursprung des PDCA-Zyklus aus dem Bereich des Qualitätsmanagements sichtbar, da in diesem Umfeld eine wissenschaftliche Herangehensweise an Problemstellungen sehr geläufig ist. In der Praxis ist die Versuchung häufig groß, viele Maßnahmen gleichzeitig umzusetzen. In Verbindung mit der dritten Phase der Wirksamkeitskontrolle erschwert diese Herangehensweise die sorgfältige Arbeit im Problemlösungsprozess und ist daher nicht empfehlenswert.

  1. Check:

In der dritten Phase werden die Effekte der umgesetzten Maßnahmen überprüft, um eine aussagekräftige Wirksamkeitskontrolle durchzuführen. Hierbei wird im Einzelfall ein sinnvolles Zeitintervall definiert, in dem geprüft wird, ob das zu lösende Problem wieder auftritt oder ob durch die Maßnahme die vorher kalkulierten Verbesserungen erzielt werden konnten. Der dritte Schritt bietet außerdem eine hervorragende Möglichkeit, als Führung der Prüfungsaufgabe nachzukommen und sicherzustellen, dass ein Problem nachhaltig abgestellt wird. Die Bestätigung der Wirksamkeit bietet gleichzeitig die Möglichkeit, ein positives Feedback an die Prozessbeteiligten zu geben. Falls die Wirksamkeitsprüfung negativ ausfällt, wird im PDCA-Prozess entweder eine weitere Maßnahme in die Umsetzung gebracht oder in der Phase Plan das Problem nochmal grundlegend aufgerollt.

  1. Act:

Mit der finalen Phase wird der Problemlösungszyklus sauber geschlossen, indem Standards für die umgesetzten Maßnahmen abgeleitet werden. Die Standardisierung von Abläufen schließt ebenfalls mit ein, dass Standards in eine Trainingssystematik eingespielt werden, um der Organisation die entsprechenden Kompetenzen zu vermitteln. Die Wahrscheinlichkeit für ein Zurückfallen in den alten Zustand wird damit reduziert.

Ein hervorzuhebender Erfolgsfaktor liegt darin, die Standards auch weiteren Teams und Bereichen als Best-Practice-Beispiele zur Verfügung zu stellen. Damit wird sichergestellt, dass die Organisation von der investierten Zeit und Energie in der Breite bestmöglich profitiert.

 

 

Mehrwert

 

Die PDCA-Methode lebt vor allem davon, dass die Anwender die Planungsphase am Ort des Geschehens (5G, insbesondere daraus das Gemba) durchführen und sich dadurch schnell und unkompliziert ein Bild von der gegenwärtigen Situation machen. Die Methode liefert die besten Ergebnisse, wenn crossfunktionale Teams zusammenarbeiten, so dass mehrere Blickwinkel das Problem betrachten und den Verbesserungszyklus begleiten. Die Teams erkennen durch die regelmäßige Anwendung dieser Methodik vor allem den Mehrwert gegenüber einer klassischen Sammlung von Themen in Maßnahmenlisten, in denen häufig nur noch ein Termin und Status dokumentiert wird. In den meisten Fällen wird nach der Umsetzung einer Maßnahme gedanklich und visuell ein grüner Haken an die Maßnahmen gesetzt, ohne dass die Wirksamkeitsprüfung oder die Notwendigkeit einer Standardisierung betrachtet wird. Dadurch werden dieselben Themen mitunter mehrfach angefasst und die Verbesserungsrate sowie -geschwindigkeit nimmt dauerhaft ab.

PDCA sorgt systemisch sauber verankert dafür, dass nicht wirksame Maßnahmen transparent gemacht werden und die Organisation so lange am Ball bleibt, bis die Kernursache eines Problems gefunden und dauerhaft abgestellt ist. Darüber hinaus ist die Methode auch wirkungsvoll, um den Prozess zur kontinuierlichen Verbesserungsarbeit in Teams effizient zu organisieren. Hier empfiehlt es sich in der Praxis besonders, die Anzahl an parallel bearbeiteten Verbesserungsthemen zu deckeln, so dass der Fokus auf die saubere Durchführung aller Phasen gewahrt bleibt, um einen nachhaltigen Lernerfolg der Organisation sicherzustellen.