Detaillierungsgrad erleichtert Moderation
Beim SIPOC wird zunächst in der Mitte mit dem Prozess begonnen. Die Prozessbezeichnung wird als Wort in der mittleren Spalte aufgeschrieben und dann mit mindestens vier bis maximal sieben Schritten unterhalb des SIPOCs detailliert. So entsteht die Form eines umgekehrten Trichters, welche noch einmal die Funktion der Einrahmung und Abgrenzung unterstreicht. Auch die strikte Beschränkung der Anzahl an Prozessschritten hat seinen guten Grund. Denn dies bietet einen klaren Rahmen für den Detaillierungsgrad und erleichtert somit die Moderation. Es kann sein, dass die Grenzen des Prozesses noch einmal nachgeschärft werden müssen, sobald alle Spalten ausgefüllt sind. Die Diskussionen über die Frage, was Teil des Projekts sein soll und muss, sind ohne Zeitdruck und ausführlich zu führen und dabei schriftlich zu dokumentieren. So wird vermieden, dass in der Organisation später unterschiedliche Sichtweisen auf den Umfang des Projekts bestehen.
Aktive Kundenzentrierung
Der zweite Schritt ist die Bearbeitung der Kundenspalte. Hat der Prozess mehrere Kundengruppen? Wenn ja, dann werden diese möglicherweise unterschiedliche Prozessanforderungen mit sich bringen. Dem muss im Rahmen des Projekts Rechnung getragen werden. Oder es wird entschieden, sich auf nur eine oder wenige Kundengruppen zu fokussieren. Dabei ist es wichtig, zu verstehen, dass mit dem Wort Kunde sowohl externe als auch interne Kunden gemeint sein können. Die Tatsache, dass der Kunde in der fünften Spalte direkt nach dem Prozess der Spalte drei in der Reihenfolge der Bearbeitung kommt, unterstützt aktiv die Kundenzentrierung im Rahmen der Moderation.
Anschließend wird von hinten nach vorne vorgearbeitet. Spalte vier klärt und definiert den Output eines Prozesses so, wie Spalte zwei dies mit dem Input macht. Es folgt Spalte eins mit einer Auflistung aller Lieferanten.
Gründlichkeit baut die Ideallinie – Wirkungskraft durch Klarheitslevel
Diese Vorgehensweise mag äußerst trivial erscheinen und sie ist es im Kern auch. Dennoch ist sie wichtig, da durch diese leichte Übung ziemlich schnell ein gewisses Level an Klarheit erreicht wird, was späteren Diskussionen vorbaut. Natürlich ist die erste Reaktion zunächst eine gewisse Unlust oder ein gewisses Unverständnis, etwas zu bearbeiten, was doch vermeintlich allen klar ist. Nur ist es das wirklich? Jahrelange Six-Sigma- sowie Projekterfahrung haben uns gelehrt, dass eben in der Regel die Rahmen des Projekts doch nicht so klar sind, wie es wünschenswert wäre. Also nehmen Sie sich die Zeit und erstellen Sie einen SIPOC!
Beim SIPOC ist es daher wichtig, gründlich vorzugehen und eben nicht einen Punkt auszulassen. Zu schnell wird über einen Lieferanten, einen Input/Output oder einen Kunden hinweggegangen. Jede Abweichung von der Ideallinie nimmt der Methode ihre Wirkkraft. Natürlich braucht es auch keinen Methodendogmatismus, nur halt eine saubere Anwendung der Methode selbst.
Klärung der Projektgrenzen zur Klärung der Schnittstellen
Der Vorteil des SIPOCs liegt in der Klärung der Projektgrenzen. Somit ist er ein gutes Werkzeug auch zur Schnittstellendefinition. Besonders mit den Abteilungs- und Prozessschnittstellen haben viele Organisationen immer wieder zu kämpfen. Schnell entsteht eine Matrix-Organisation, welche Prozessverantwortliche und Bereichsverantwortliche zeitgleich kennt. Das funktioniert nicht immer. Und so hilft der SIPOC auch hier in der Abgrenzung und Klärung der Schnittstellen innerhalb einer Organisation. Er ist die Ausgangslage für die Voice of the Customer (VOC), die die Kundenbedarfe genauer klärt und selbst wiederum die Basis für die Critical to Quality bildet. Diese stellen dann die messbaren Kundenspezifikationen dar, welche es durch das Projekt zu erreichen gilt.
Der SIPOC ist somit eine sinnvolle und wichtige Methode, welche zwar einfach anwendbar ist, dennoch regelmäßig für viele Diskussionen sorgt. Gerade diese Diskussionen sind es aber, die vor einem Projekt geführt werden sollten, weshalb die Einordnung des SIPOCs in die Define-Phase des Six-Sigma-DMAIC-Zyklus absolut Sinn macht. Mehr Six Sigma finden Sie in unserem beliebten Green-Belt-Seminar.