Standardisierung

Überblick

Die Standardisierung ist ein entscheidender Schritt im Rahmen der Aufgabenumsetzung. Ziel ist es, dass Prozessverbesserungen auch künftig eingehalten und erreicht werden. Die Standardisierung ist die Grundlage für das Trainieren der Belegschaft. Zur Sicherung einer einheitlichen Standardisierung sollte ein Standardstandard definiert werden, also ein Standard, der beschreibt, wie alle Standards zu erstellen sind.

Durch die Schaffung und Einhaltung von Standards können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, Fehler reduzieren und die Gesamtleistung steigern. In der Praxis findet die Standardisierung Anwendung in der Herstellung, im Prozessmanagement, im Onboarding, im Qualitätsmanagement, in der Informationstechnologie und in vielen anderen Bereichen. Ein bekanntes Beispiel ist die Einführung von ISO 9001, einem internationalen Standard für Qualitätsmanagementsysteme, der Unternehmen dabei hilft, ihre Prozesse zu strukturieren und kontinuierlich zu verbessern. Aber auch im Rahmen einer kontinuierlichen Verbesserung oder als Ergebnis erfolgreicher Projekte gehören Standards ins klassische Repertoire des Managements mit dazu.

Konzept

Die Standardisierung umfasst mehrere wichtige Elemente und Schritte, die darauf abzielen, Prozesse zu vereinheitlichen und Best Practices zu etablieren:

1. Identifizierung der zu standardisierenden Prozesse: Der erste Schritt besteht darin, die Prozesse zu identifizieren, die standardisiert werden sollen. Dies können Produktionsprozesse, Verwaltungsabläufe, Qualitätskontrollen oder Kundendienstprozesse sein. Die Auswahl der Prozesse hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen der Organisation ab.
2. Analyse und Dokumentation der aktuellen Prozesse: Vor der Standardisierung müssen die bestehenden Prozesse gründlich analysiert und dokumentiert werden. Dies umfasst die Erfassung der aktuellen Arbeitsabläufe, die Identifizierung von Schwachstellen und die Bestimmung von Verbesserungspotenzialen. Die Dokumentation dient als Ausgangspunkt für die Entwicklung neuer Standards.
3. Entwicklung von Standards: Basierend auf der Analyse werden neue Standards entwickelt, die klare Richtlinien und Anforderungen für die Durchführung der Prozesse festlegen. Diese Standards sollten präzise, messbar und leicht verständlich sein. Sie sollten Best Practices integrieren und sicherstellen, dass alle relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.

   

4. Schulung und Implementierung: Nach der Entwicklung der Standards müssen die Mitarbeiter geschult werden, um die neuen Richtlinien und Verfahren zu verstehen und anzuwenden. Dies kann durch Schulungen, Workshops und praktische Übungen erfolgen. Die Implementierung der Standards erfordert eine sorgfältige Planung und Überwachung, um sicherzustellen, dass sie korrekt und konsistent angewendet werden.
5. Überwachung und kontinuierliche Verbesserung: Die Wirksamkeit der Standards muss regelmäßig überwacht und bewertet werden. Dies umfasst die Erfassung von Leistungsdaten, die Durchführung von Audits bzw. Evaluierungen und die Analyse von Feedback. Auf Basis dieser Informationen können die Standards kontinuierlich verbessert und angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Anforderungen und Bedingungen gerecht werden.

Ein wesentlicher Aspekt bei dem Thema der Standardisierung ist auch, dass die Standards (definiert durch den Standardstandard) leicht und selbsterklärend sind. Meist gilt: je visueller, umso besser. Eine augmented reality ist erlebbarer als ein Video, welches einprägsamer ist als Fotos, welche wirksamer sind als bloßer Text.

Mehrwert

Die Standardisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen:

1. Erhöhung der Effizienz: Durch die Vereinheitlichung von Prozessen können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe rationalisieren und die Effizienz steigern. Standardisierte Prozesse sind leichter zu überwachen und zu steuern, was zu einer schnelleren und reibungsloseren Durchführung von Aufgaben führt.
2. Verbesserung der Qualität: Standards helfen, die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Durch die Einhaltung von festgelegten Richtlinien und Verfahren können Fehler reduziert und die Konsistenz erhöht werden. Dies führt zu höherer Kundenzufriedenheit und einer stärkeren Wettbewerbsposition.
3. Kosteneinsparungen: Die Standardisierung trägt zur Reduzierung von Kosten bei, indem sie die Notwendigkeit für Nacharbeit, Ausschuss und ineffiziente Prozesse verringert. Durch die Optimierung der Ressourcennutzung können Unternehmen ihre Betriebskosten senken und ihre Rentabilität steigern.

   

4. Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Standardisierte Prozesse und Verfahren schaffen Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Organisation. Dies erleichtert die Überwachung und Kontrolle der Prozesse und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung.
5. Förderung der kontinuierlichen Verbesserung: Die Standardisierung bildet die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungsinitiativen. Durch die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Standards können Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich optimieren und sich an veränderte Marktbedingungen anpassen.
6. Erhöhung der Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit: Klare und gut definierte Standards geben den Mitarbeitern Sicherheit und Orientierung. Sie wissen genau, was von ihnen erwartet wird, und können ihre Aufgaben effizienter und sicherer ausführen. Dies trägt zur Erhöhung der Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit bei.
7. Vereinfachung im Onboarding: Durch eine höhere Standardisierung wird eine bessere Grundlage zum Training neuer Teammitglieder geschaffen.

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen bei der Umsetzung der Standardisierung:

1. Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter können Widerstand gegen neue Standards und Verfahren leisten, insbesondere wenn diese als kompliziert oder unnötig angesehen werden. Es ist wichtig, die Notwendigkeit und den Nutzen der Standardisierung klar zu kommunizieren und die Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen.
2. Kosten und Ressourcen: Die Entwicklung und Implementierung von Standards erfordert Zeit, Geld und personelle Ressourcen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die notwendigen Mittel bereitstellen, um den Standardisierungsprozess erfolgreich durchzuführen. Oftmals ist die Erstellung von Standards alles andere als eine beliebte Aufgabe. Es ist eine Fleißaufgabe, die dennoch passieren sollte.
3. Anpassungsfähigkeit: Standards müssen flexibel genug sein, um sich an veränderte Bedingungen und Anforderungen anpassen zu können. Es ist wichtig, einen Balanceakt zwischen strikter Einhaltung und notwendiger Anpassungsfähigkeit zu finden.
4. Aufrechterhaltung der Standards: Nach der Implementierung müssen die Standards kontinuierlich überwacht und aufrechterhalten werden. Dies erfordert ein fortlaufendes Engagement und die Bereitschaft, notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Die Standardisierung ist ein wesentliches Instrument im Lean Management und in der Operational Excellence, das dazu beiträgt, Effizienz, Qualität und Kosteneffizienz in einer Organisation zu steigern. Durch die Entwicklung und Implementierung einheitlicher Standards können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Fehler reduzieren und die Zufriedenheit ihrer Kunden und Mitarbeiter erhöhen. Trotz der Herausforderungen, die mit der Standardisierung verbunden sind, bietet sie erhebliche Vorteile für die langfristige Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Mit einem systematischen und sorgfältig geplanten Ansatz kann die Standardisierung einen wesentlichen Beitrag zur Erreichung von Unternehmenszielen und zur Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung leisten.