Pilotworkshops

Überblick

Als Reaktion auf neu erkannte Herausforderungen greifen Unternehmen im Regelfall auf die Erfahrung ihrer Mitarbeiter zurück. Zur Bearbeitung von unternehmensweiten Aufgaben bieten sich dafür kooperative Workshops an. In diesen befassen sich kleine, interdisziplinäre Gruppen mit begrenzter Zeitdauer intensiv mit dem jeweiligen Thema. Ein Moderator plant, begleitet und bereitet dabei einzelne Termine nach, damit die Zusammenarbeit effizient funktioniert und die gewünschten Ergebnisse im Fokus stehen. Neben den eigentlichen Workshopteilnehmern trägt er wesentliche Verantwortung für die erarbeiteten Resultate.

Doch nicht alle Unternehmen verfügen über die notwendigen methodischen Kenntnisse zur Organisation von zielführenden Workshops mit eigenen Mitarbeitern in der Moderatorenrolle. Die Mitarbeiter sind beispielsweise noch nicht ausreichend mit komplexen Methoden vertraut, um theoretische Konzepte in der aktuellen Lage einzusetzen.

An dieser Stelle sind Pilotworkshops geeignet, um bei der Lösung für konkrete Herausforderungen probeweise auf externe Expertise zurückzugreifen. Zeitlich und thematisch klar abgegrenzt verschafft sich das Unternehmen so wertvolle Impulse zur passenden Herangehensweise inklusive der entsprechenden Methoden. Es wird klar, welche Ressourcen nötig sind und welche Kompetenzen eventuell noch fehlen, um aktuelle Herausforderungen anzugehen.

Konzept

Entsprechend den möglichen Herausforderungen lassen sich Pilotworkshops zu einer Vielzahl von Themen einsetzen. Eine ausführliche Zielklärung vor Beginn ist dabei entscheidend, um die jeweiligen Inhalte individuell an den aktuellen Bedarf anzupassen. Unflexible Lösungen „von der Stange“ sind weder zielführend, noch bringen sie einen Mehrwert. Vielmehr ist es wichtig, auch über die sorgfältige Planung hinaus im Laufe des Pilotworkshops kontinuierliche Anpassungen vorzunehmen, um erfolgreiche Ergebnisse zu gewährleisten.

Dazu folgendes konkretes Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen der produzierenden Industrie leidet aufgrund eingeschränkter Verfügbarkeitszeiten und verbesserungswürdiger Ausbringungsqualität unter einer unzureichenden Overall Equipment Effectiveness (OEE). Intern ist bislang kein konkretes Vorgehen bekannt, wie diese Missstände nachhaltig abzustellen sind. Probeweise wird ein externer Moderator eingesetzt. In gemeinsamer Abstimmung wird beschlossen, an einem Standort in mehreren Pilotworkshops die Methoden des Total Productive Management (TPM) unter den verantwortlichen Mitarbeitern zu verankern.

Zu Beginn stehen zu diesem Zweck grundlegende TPM-Methoden wie beispielsweise 5S, DILO oder RACI im Rahmen einer Kaizen-basierten Moderation auf der Tagesordnung. Die Teilnehmer erlernen so strukturierte Ansätze zur Optimierung der Arbeitsbereiche, das selbstständige Ableiten von Optimierungspotentialen und die klare Verteilung aller notwendigen Rollen und Verantwortlichkeiten.

Zusätzlich zur theoretischen Vermittlung der Methodenkenntnisse, idealerweise aufgelockert durch Hands-on-Erfahrungen, wenden die Teilnehmer ihr Wissen auch direkt im Werk an. So nutzen sie die erlernte 5S-Vorgehensweise, um vor Ort und im Gespräch mit Mitarbeitern Vorschläge zur Optimierung der Arbeitsbereiche zu sammeln. Anschließend lassen sich die genannten Punkte für alle Verantwortlichen einsehbar auflisten und im besten Fall direkt umsetzen.

Im Laufe der Pilotworkshops gewinnt ein erfahrener Moderator dabei Einblicke in die gelebte Kultur und Arbeitsweise der Teilnehmer. Diese Erfahrungen lässt er in die Gestaltung des Gesamtansatzes einfließen. Die Auswahl und Reihenfolge von TPM-Methoden zur effektiven und effizienten Zielerreichung passt sich somit den Gegebenheiten vor Ort an und bleibt bei Bedarf flexibel.

Mit dem Abschluss der Pilotworkshops haben die Teilnehmer das erlernte Methodenwissen im ausgewählten Unternehmensbereich mehrfach angewendet, dokumentiert und reflektiert. Entsprechen die erarbeiteten Ergebnisse den Erwartungen des Unternehmens, schließt sich eine Potentialanalyse an. Diese dient zur umfassenden Einschätzung, ob die Lösungen und Erkenntnisse der Pilotworkshops im ausgewählten Bereich auf das restliche Unternehmen übertragbar sind.

Mehrwert

Durch erfahrene Operational-Excellence-Experten erwerben Unternehmen Methodenkompetenzen, welche in einem abgegrenzten Bereich schnell und messbar Ergebnisse liefern. Darüber hinaus erlauben sie während der Durchführung einen verlässlichen Blick auf das Vorgehen der Verantwortlichen. Während der Ressourceneinsatz und das Risiko überschaubar sind, kann das initiierende Unternehmen so die eigenen Ansprüche und Erwartungen mit der Arbeit der Verantwortlichen abgleichen.

Auch aus der Umsetzung der Pilotworkshops ergeben sich wertvolle Insights zur Arbeitsweise und gelebten Kultur im Unternehmen. Diese Erkenntnisse werden in der Folge dazu genutzt, Maßnahmen erfolgreich in der Organisation umzusetzen.

Dabei sind die natürlichen Grenzen der Pilotworkshops zu beachten. Wenn Workshops in einem Unternehmensbereich sehr gute Ergebnisse erzielen, ist die Übertragbarkeit auf einen anderen nicht selbstverständlich. Der Grund dafür liegt in der gelebten Kultur und der Arbeitsweise einzelner Unternehmensbereiche. Unterscheiden sich diese zu stark, macht dies eine Anpassung des Vorgehens durch die Verantwortlichen notwendig.

In der Summe erlauben Pilotworkshops mit dem Fokus auf ausgewählte Bereiche die schnelle Umsetzung von Transformationsansätzen. Durch den gebündelten Einsatz erprobter Methodenkenntnis der Moderatoren und das Fachwissen der Mitarbeiter lassen sich Optimierungspotentiale gezielt nutzen. Zusätzlich erleben sowohl die Beteiligten in den Workshops wie auch die Mitarbeiter vor Ort sinnvolle und spürbare Verbesserungen, was wiederum die Bereitschaft für weitere Veränderungen erhöht. Ein Pilotworkshop eignet sich also nicht allein als Testballon für die Wirksamkeit von Veränderungen. Vielmehr dient er Unternehmen auch als Gradmesser für die Änderungsbereitschaft und eventuelle Hindernisse im Hinblick auf das Change Management.