Zeitdruck und eine Überlast an Aufgaben für die reguläre Arbeitszeit sind heute das gefühlte „Normal“ für die meisten Manager und Führungskräfte. Menschen gehen unterschiedlich mit dieser Form von Druck um, wobei nur selten an den wirklichen Ursachen des Zeitmangels gearbeitet wird.

Mehrarbeit ist eine häufige Antwort auf Zeitmangel und Aufgabenüberlast. Exzessiv und dauerhaft gelebt, wirkt sie jedoch bald negativ auf die körperliche und mentale Gesundheit. Resignation vor der Situation ist ein weiteres Reaktionsmuster. Hier übe ich mich im Überlebensmodus im Wechselspiel zwischen dem mechanischen Abarbeiten dessen, was möglich ist, und Kritikaushalten für das, was nicht möglich war. Diese und ähnliche Reaktionen auf den Zeitmangel sind allesamt keine guten Optionen.

 

Ein Kalender-Detox setzt dort an, wo die eigene Zeit noch für nicht wertschöpfende Dinge verwendet wird. Nicht die Suche nach mehr Zeit, sondern die Umwidmung der verfügbaren Zeit für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten und die Beseitigung von Zeitverschwendung stehen dabei im Fokus. Ein Kalender-Detox bringt mehr Wert und mehr Ergebnis in meine Zeit und nimmt zugleich noch in erheblichem Maße Zeitdruck von mir.

 

Wie mache ich das?

Ein Kalender-Detox beginnt mit der Klärung, welche Ergebnisse von mir erwartet werden und welche Verantwortungen ich trage. Diese Rollen- und Verantwortungsklärung erlaubt in der Folge sehr leicht, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden. Mit dieser Klarheit wird das erste Kernelement eines Kalender-Detox durchgeführt. Jeder Termin im eigenen Kalender und auch jede sonstige zeitintensive Aufgabe in meinem Zeitbudget wird mit meiner Rolle und meinen Verantwortungen abgeglichen. Passen Termine oder Aufgaben nicht zu meiner Rolle und Verantwortung, gebe ich sie ab oder sorge für eine Klärung. Ein erster Block an freier Zeit ist gefunden.

Ein gutes Werkzeug für diesen Check ist die Eisenhower-Matrix. Mit ihrer Hilfe wird zunächst klassifiziert, ob eine Aufgabe dringend („risk to lose something“) oder wichtig („chance to gain something“) ist. Mit dieser Klassifizierung landet die Aufgabe in einer Zwei-mal-zwei-Matrix. Diese Matrix hilft, schnelle und gute Entscheidungen darüber zu treffen, wie ich mit einer Aufgabe zu verfahren haben. Manager und Führungskräfte sollen zu einem guten Teil ihrer verfügbaren Zeit am System arbeiten und neuen Wert schaffen. Die Arbeit im System, also die Abwicklung des Tagesgeschäftes und der Routinearbeiten, sind eher Aufgabe der zugeordneten Mitarbeiter.

Ist dieser erste Schritt getan, geht es weiter mit der möglichst zeiteffizienten Abarbeitung der verbleibenden wichtigen Aufgaben. Im Fokus hierbei sind zunächst alle Meetings und Termine. Leitfragen helfen, deren Zeiteffizienz zu checken und daraus die richtigen Maßnahmen zu ergreifen:

  • Kann dieses Meeting auch ohne meine Teilnahme das gewünschte Ergebnis bringen?
  • Bekomme ich nur in diesem Meeting Informationen, die für meine Arbeit relevant sind?
  • Muss das Meeting so lange dauern wie geplant?
  • Muss ich die ganze Zeit an dem Meeting teilnehmen?

Mit einer strengen Prüfung jedes Termins und Zeitblocks nach diesen Leitfragen und mit einer konsequenten Handlung und Entscheidung danach wird bereits einiges an Zeit zu finden sein. Unternehmen sind gut beraten, grundsätzlich aufmerksam die Wirksamkeit ihrer Sitzungen zu prüfen und diese regelmäßig zu optimieren. Timeboxing, also das bewusste Knapphalten von Sitzungszeit, ist ein probates Mittel sowohl für die persönliche Zeiteffizienz als auch für die der gesamten Organisation.

Klarheit bei allen Aufgaben, die an mich herangetragen werden, ist eine Voraussetzung für einen wirksamen Check mit den vorstehenden Leitfragen. Dazu muss ich ausreichend genau wissen, welches Ergebnis ein Termin bringen soll. Die Qualität von Termineinladungen streut hier sehr weit. Positiv sind schon solche Einladungen, die eine Agenda enthalten. Damit ist mir zumindest klar, worüber gesprochen werden soll. Wirklich wirksam kann ich erst über einen Termin entscheiden, wenn das gewünschte Ergebnis eines Termins oder einer zeitintensiven Aufgabe ausreichend genau beschrieben ist.

Ein Kalender-Detox ist einfach durchzuführen, selber oder durch einen Moderator begleitet. Termine und das eigene Zeitbudget unterliegen weitgehend dem eigenen Wirkungskreis, womit eine hohe Umsetzungsquote der gefundenen Potentiale gesichert ist.

 

Was bringt mir das?

Meine persönliche Wirksamkeit und damit mein Beitrag zum Unternehmenserfolg steigt spürbar, ohne dass ich dafür ein Mehr an Zeit und Aufwand investieren muss. Für leistungsorientierte Menschen ein wichtiger Hebel zur Steigerung der eigenen Zufriedenheit und der inneren Stärke.

Zudem werde ich mich viel stärker mit Aufgaben beschäftigen, die ich gut beherrsche und die mir vermutlich auch mehr Freude bereiten als Routineaufgaben aus dem Tagesgeschäft. Aufmerksame Unternehmen fördern gezielt Menschen, die eine solch hohe Wirksamkeit bringen. Ein aufgeräumtes persönliches Zeitbudget hilft der eigenen Karriere.

Ein gut gemachtes Kalender-Detox nimmt Zeitdruck von mir, da es im Ergebnis zwei zentrale Stellhebel der persönlichen Wirksamkeit bedient. Es steigert sowohl meine Zeiteffizienz („die Dinge richtig tun“) als auch meine Zeiteffektivität („die richtigen Dinge tun“) und bewahrt mich gleichzeitig vor unnötigen Zeitverlusten. Das Kalender-Detox ist eine hochwirksame Medizin gegen Zeitverschwendung.