Überblick
Der Lenkungskreis ist ein zentrales Steuerungsgremium in Projekten, das die strategische Leitung und Entscheidungsfindung übernimmt. Er setzt sich typischerweise aus den wichtigsten Stakeholdern eines Projekts zusammen, einschließlich der Projektleitung, der Geschäftsführung und eventuell externer Berater. Der Lenkungskreis hat die Aufgabe, die Richtung des Projekts zu bestimmen, den Fortschritt zu überwachen und bei Abweichungen oder Problemen Korrekturmaßnahmen zu beschließen. Außerdem fungiert der Lenkungskreis als Eskalationsinstanz, falls das Projektteam auf Hindernisse stößt, die es nicht selbst lösen kann. In der Praxis wird der Lenkungskreis in regelmäßigen Sitzungen über den Stand des Projekts informiert und trifft darauf basierend strategische Entscheidungen.
Seine Rolle ist vor allem darauf ausgerichtet, das Projekt in Übereinstimmung mit den strategischen Unternehmenszielen zu halten. Der Lenkungskreis gibt dem Projektteam die notwendigen Leitplanken vor und stellt sicher, dass finanzielle und personelle Ressourcen in geeigneter Weise zur Verfügung stehen. Gleichzeitig prüft der Lenkungskreis, ob die Projektrisiken angemessen gemanagt werden und ob das Projekt innerhalb des gesetzten Zeitrahmens und Budgets bleibt.
Konzept
Das Konzept des Lenkungskreises basiert auf der Idee, ein übergeordnetes Gremium zu schaffen, das über die wesentlichen Aspekte eines Projekts entscheidet, ohne sich in die operativen Details einzumischen. Der Lenkungskreis ist in der Regel das höchste Entscheidungsgremium eines Projekts und wird in vielen Organisationen bei besonders komplexen oder risikobehafteten Vorhaben eingesetzt. Der Lenkungskreis hat nicht nur eine beratende Funktion, sondern trifft auch verbindliche Entscheidungen, die den weiteren Verlauf des Projekts maßgeblich beeinflussen.
Die Zusammensetzung des Lenkungskreises variiert je nach Größe und Bedeutung des Projekts, umfasst aber typischerweise die Projektleitung, den Auftraggeber und relevante Fachabteilungen. In manchen Fällen können auch externe Experten oder Berater einbezogen werden, insbesondere wenn es sich um hochspezialisierte oder technikintensive Projekte handelt. Der Lenkungskreis fungiert als Schnittstelle zwischen dem Projektteam und der übergeordneten Unternehmensführung.
Der Lenkungskreis trifft sich in regelmäßigen Abständen, um über den Projektstatus informiert zu werden und wesentliche Entscheidungen zu treffen. Dabei erhält der Lenkungskreis Statusberichte vom Projektleiter, die über den Fortschritt, potenzielle Risiken und Abweichungen vom ursprünglichen Plan informieren. Auf dieser Grundlage werden Maßnahmen beschlossen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen oder notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Ein wesentliches Element des Lenkungskreises ist die klare Rollenverteilung zwischen dem operativen Projektteam und dem strategischen Entscheidungsgremium. Während das Projektteam für die Umsetzung des Projekts zuständig ist, konzentriert sich der Lenkungskreis auf die übergeordneten strategischen Ziele und die Sicherstellung, dass das Projekt diese Ziele nicht aus den Augen verliert. Der Lenkungskreis überwacht den Ressourcenverbrauch, prüft Risiken und stellt sicher, dass die Zielvorgaben erreicht werden.
Wichtige Entscheidungen, die vom Lenkungskreis getroffen werden, umfassen etwa die Freigabe von Ressourcen, die Anpassung des Projektumfangs oder die Entscheidung über den Abbruch eines Projekts, falls sich herausstellt, dass die ursprünglichen Ziele nicht mehr erreichbar sind. Die regelmäßigen Meetings des Lenkungskreises ermöglichen es, potenzielle Abweichungen frühzeitig zu erkennen und korrigierend einzugreifen.
Der Eskalationsprozess ist ein weiterer zentraler Bestandteil des Lenkungskreises. Wenn das Projektteam auf Schwierigkeiten stößt, die es nicht selbst bewältigen kann – sei es aufgrund von Ressourcenknappheit, mangelnder Unterstützung anderer Abteilungen oder technischer Herausforderungen –, kann es diese Probleme an den Lenkungskreis weiterleiten. Der Lenkungskreis ist dann in der Lage, Entscheidungen zu treffen, die das Projekt wieder voranbringen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projektteam nicht allein gelassen wird, wenn es auf Schwierigkeiten stößt, die außerhalb seiner Kontrolle liegen.
Die Arbeit des Lenkungskreises trägt auch zur Risikobewältigung bei. Bei jedem Projekt gibt es Risiken, die den Erfolg gefährden könnten, sei es durch Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder technische Probleme. Der Lenkungskreis prüft regelmäßig den Risikobericht des Projektleiters und trifft Entscheidungen, um Risiken zu minimieren oder ihnen präventiv entgegenzuwirken. Dies kann durch zusätzliche Ressourcen, die Anpassung des Zeitplans oder die Neuverteilung von Aufgaben geschehen.
Ein weiteres Konzept des Lenkungskreises ist die Kommunikationsstruktur. Der Lenkungskreis fungiert als zentrale Kommunikationsplattform zwischen den verschiedenen Interessengruppen eines Projekts. Durch die regelmäßigen Sitzungen wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen über den Fortschritt des Projekts und mögliche Herausforderungen transparent sind und dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind.
Mehrwert
Der Lenkungskreis bietet Unternehmen und Projekten einen erheblichen Mehrwert, da er die strategische Steuerung des Projekts ermöglicht und sicherstellt, dass die Unternehmensziele nicht aus den Augen verloren werden. Durch die Einbindung aller wichtigen Entscheidungsträger wird gewährleistet, dass alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen und notwendige Entscheidungen zeitnah getroffen werden. Der Lenkungskreis sorgt zudem für klare Verantwortlichkeiten und eine bessere Verteilung von Ressourcen, da er frühzeitig Engpässe erkennt und geeignete Maßnahmen einleiten kann.
Eine Herausforderung bei der Anwendung von Lenkungskreisen ist jedoch, dass die Sitzungen oft zeitintensiv und aufwändig sein können, insbesondere bei sehr komplexen Projekten. Zudem besteht das Risiko, dass Entscheidungen verzögert werden, wenn keine klare Prioritätensetzung im Lenkungskreis erfolgt. Dies kann dazu führen, dass das Projekt an Dynamik verliert oder wichtige Entscheidungen zu spät getroffen werden.
Trotz dieser Herausforderungen bleibt der Lenkungskreis ein unverzichtbares Instrument, um große und komplexe Projekte zu steuern. Er stellt sicher, dass das Projektteam die notwendige Unterstützung erhält, und bietet gleichzeitig eine Plattform für die Überwachung und Bewertung des Projektfortschritts. Der Lenkungskreis schafft klare Strukturen und ermöglicht es, komplexe Projekte erfolgreich abzuschließen.