Überblick

 

Erfolgreiche Teamarbeit erfordert ein hohes Maß an Transparenz, Schnelligkeit und Entscheidungsfähigkeit. Iterative Abstimmungen in effizienten und effektiven Meetings sind dafür die Basis. Insbesondere tägliche Stand-up Meetings bieten eine Möglichkeit, die schnell in jedem Team implementiert werden kann.

Ursprünglich stammt die Idee des Daily Stand-ups aus der agilen Softwareentwicklung. Es ist ein kurzes, zeitlich begrenztes Meeting, das dazu dient, das Team auf den neuesten Stand zu bringen und mögliche Hindernisse zu identifizieren. Generell können Stand-ups auch wöchentlich oder mehrmals täglich abgehalten werden. Die volle Wirksamkeit eines Stand-ups wird durch Regelmäßigkeit erzielt.

Der Hauptzweck eines Stand-ups ist es, die Kommunikation innerhalb des Teams zu verbessern und ein hohes Maß an Transparenz zu erzeugen. Es hilft, Entscheidungen herbeizuführen, und dient der Steuerung von Aktivitäten.

 

 

Konzept

 

Oft, aber nicht zwingend werden Stand-ups im Stehen abgehalten, um zu unterstreichen, dass es ein kurzes und effektives Meeting ist. Unerfahrenen Teams hilft diese Methode, sich an die Timebox zu halten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Idealerweise wird das Stand-up innerhalb einer Timebox von 15 Minuten durchgeführt. Es empfiehlt sich, die Zeit zuvor festzulegen und sich dauerhaft daran zu halten. Ebenfalls ist es ratsam, eine feste Zeit und einen festen Ort für das Stand-up zu bestimmen, unabhängig davon, ob das Meeting remote oder in Präsenz abgehalten wird. Das schafft Verbindlichkeit und Routine, schärft den Fokus und vermeidet unnötige Abstimmungen.

Die Teilnehmerzahl ist nicht zwingend vorgegeben, erfahrungsgemäß sollte die Anzahl von zehn Teilnehmern jedoch nicht überschritten werden. Die teilnehmenden Personen werden einmal festgelegt und sollten danach konstant bleiben. Für direkte Wirksamkeit ist die Entscheidungsfähigkeit der Teilnehmer zwingend notwendig. Daher nehmen die relevanten Stakeholder an dem Meeting teil, um das Ziel der schnellen Steuerung und Lösungsfindung zu gewährleisten.

Ein Stand-up wird gleichberechtigt innerhalb eines crossfunktionalen Teams abgehalten und idealerweise von einem Moderator begleitet. Ein solcher Moderator ist insbesondere bei ungeübten Teams sinnvoll, um den genauen Ablauf zu erklären, die Struktur vorzugeben, Abschweifen zu verhindern und die Timebox im Blick zu behalten.

Ein typisches Daily Stand-up folgt einem Drei-Fragen-Format. Diese Fragen dienen der Orientierung, müssen jedoch nicht stoisch abgefragt werden:

  1. Was ist heute mein Ziel?
  2. Welche Hindernisse habe ich?
  3. Was brauche ich, um mein Ziel zu erreichen?

Der Reihe nach informiert jeder Teilnehmer das Team über den aktuellen Status seiner Aufgaben. Wenn ein Teammitglied keine Hindernisse hat, beschränkt er sich auf die Ziele und übergibt das Wort an den nächsten Teilnehmer. Je Teilnehmer ist eine Timebox von 60 Sekunden vorgesehen und sollte nicht überschritten werden.

Ein Daily Stand-up kann sich für die Teilnehmer zunächst überwachend anfühlen. An dieser Stelle sollte ein erfahrener Moderator nochmals auf die Ziele des Stand-ups eingehen und klarmachen, wie ein strukturierter Ablauf dabei hilft, diese zu erreichen. Je nach vorherrschender Firmenkultur ist es wertvoll, die Teilnehmer vorab für das notwendige Mindset zu schulen.

Ein Stand-up abzuhalten, ist simpel, dennoch gibt es einige Fallstricke, die es zu beachten gilt:

  • Zeitaufwand: Wenn sie nicht richtig durchgeführt werden, können Stand-ups zu lang werden und wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nehmen.
    Hebel: Eine Person, idealerweise der Moderator, erinnert die Teilnehmer an das Einhalten der Timebox sowie den Fokus auf die wesentlichen Kernaussagen.

 

  • Relevanz der Informationen: Die Informationen, die in einem Stand-up geteilt werden, sind nicht immer für alle Teilnehmer gleichermaßen relevant. Dies kann dazu führen, dass einige Teammitglieder das Gefühl haben, dass das Meeting für sie nicht wertvoll ist.
    Hebel: Der Moderator sensibilisiert das Team für die Vorteile der abteilungsübergreifenden Transparenz und verweist auf die kurze Timebox.

 

  • Teamgröße: In größeren Teams kann es schwierig sein, dass immer alle an den Stand-ups teilnehmen. Dies führt dazu, dass wichtige Informationen nicht an alle Teammitglieder weitergegeben werden. Zu große Teams haben zudem den Nachteil, dass nicht alle innerhalb der Timebox zu Wort kommen.
    Hebel: Vorab sollten die Teilnehmerzahl und die Timebox aufeinander abgestimmt werden, gegebenenfalls empfiehlt es sich, das Team zu splitten.

 

  • Kommunikation: Die Teilnehmer müssen geübt sein, sich auf Kernaussagen zu beschränken und nicht ins Erzählen abzuschweifen.
    Hebel: Ein professioneller Moderator schult das Team in der klaren Kommunikation und erinnert an die Timebox.

  

Mehrwert

Daily Stand-ups sind universell in den unterschiedlichsten Bereichen einsetzbar und einfach zu implementieren, sie bieten aber noch weitere Vorteile:

  1. Verbesserte Kommunikation: Sie ermöglichen es den Teammitgliedern, sich regelmäßig auszutauschen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Weitere Abstimmungen werden minimiert oder entfallen komplett.
  2. Struktur: Ein gleichbleibender Ablauf fördert die Konzentration auf das Wesentliche und bietet den Teilnehmern Klarheit.
  3. Frühes Erkennen von Hindernissen: Stand-ups bieten eine Plattform, um Probleme oder Hindernisse frühzeitig zu identifizieren und Lösungen sofort anzugehen.
  4. Förderung der Teamarbeit: Sie fördern die Zusammenarbeit und das Verständnis unter den Teammitgliedern.
  5. Klarheit: Sie sorgen für Transparenz in Bezug auf den Fortschritt und die Herausforderungen des Projekts.
  6. Fokus und Effizienz: Sie helfen den Teammitgliedern, sich auf ihre Ziele zu konzentrieren, die Aufgaben richtig zu priorisieren und effizient zu erledigen.
  7. Abstimmung: Stand-ups mit crossfunktionalen Teams fördern die bereichsübergreifende Abstimmung. Abhängigkeiten zu anderen Abteilungen werden schneller deutlich.

Bei der Implementierung von Stand-ups ist es wichtig, potentielle Fallstricke zu berücksichtigen und Strategien zu entwickeln, um sie zu minimieren und sicherzustellen, dass sie wertvoll für das gesamte Team sind.

Richtig durchgeführt sind Stand-ups ein effektives Werkzeug zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams.