Business Cases

Überblick

Ein Business Case ist eine Verbesserungsmaßnahme, die das Ziel verfolgt, einen monetären Zusatznutzen in einem Unternehmen zu generieren. Oftmals werden bereits bestehende Prozesse, Technologien oder Strukturen hinsichtlich möglicher Anpassungen genauer in Augenschein genommen.

Dabei gibt es drei Stellhebel, die sich betätigen lassen. Zum einen die Möglichkeit der Kosteneinsparung, die auf die Reduktion vorhandener Kostenpunkte einzahlt. Dazu können auch Investitionen notwendig sein, die aber am Ende dazu dienen, Kosten zu reduzieren.

Der zweite Stellhebel beschäftigt sich mit der Umsatzsteigerung und fokussiert Ideen, die dazu führen, dass etwa Abnahmemengen erhöht oder Preise angepasst werden. Dabei ist es beispielsweise gängig, dass ein Unternehmen seine Preisgestaltung überarbeitet und neue Preismodelle definiert. Drittens lassen sich Gegenwerte oder indirekte Nutzensteigerungen, die einen monetären Mehrwert bieten, betrachten. Das können zum Beispiel Maßnahmen sein, die auf einen komparativen Konkurrenzvorteil wie eine Durchlaufzeit einzahlen.

Konzept

Um Ideen für Business Cases zu generieren, bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Grundlegend sollte für die Mitarbeiter in einem Unternehmen ein offener Ideenkanal zur Verfügung stehen, wo sie ihre Ideen unkompliziert aufschreiben und für alle sichtbar speichern können. So ist zunächst einmal sichergestellt, dass diese Ideen nicht in Vergessenheit geraten. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass ein offener Ideenkanal wenig Potential für monetäre Meilensteine aufweist. Daher ist es notwendig, das Finden von Ideen beziehungsweise Business Cases strukturiert anzugehen. Als wirksam haben sich methodisch angeleitete Kreativworkshops erwiesen, in denen die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, abseits der bekannten Denkpfade Ideen zu finden. Beispielsweise lassen sich mit methodischer Unterstützung bestimmte Unternehmensbereiche (unter anderem IT, Marketing, Materialwirtschaft, Produktion oder Vertrieb) als Suchfelder betrachten, um Business Cases gezielt zu generieren.

Durch eine Berechnung der Business Cases lassen sich Einsparungen, Umsatzsteigerungen oder monetäre Mehrwerte definiert bewerten. Nur wenn sich Aufwand und Nutzen finanziell auszahlen, wird eine Idee weiter ausgearbeitet und umgesetzt. Die Einstufung eines Business Cases inkludiert auch die Betrachtung weiterer Einflussfaktoren und erfordert eine gewisse Weitsicht. So kann es etwa relevant sein, funktionsübergreifende Effekte einzustufen und zu klären, ob Auswirkungen auf andere Abteilungen absehbar sind (dazu können unter anderem Qualitätsänderungen gehören). Nicht immer ist eine Einsparung oder Änderung an einer Stelle auch für den gesamten Prozess von Vorteil. Bei der Betrachtung dynamischer Effekte stehen die Auswirkungen bei der Umsetzung im Fokus. Das kann zum Beispiel eine Einschätzung darüber sein, welche (fixen und variablen) Kosten steigen und welche sinken oder wie groß Absatzsteigerung oder Marge sind. Im Idealfall ist ein Business Case ganzheitlich gesehen sinnvoll.

Der Umsetzungsprozess der Business Cases lässt sich durch die Nutzung einer Multimaßnahmensteuerung gezielt und strukturiert voranbringen. Die Idee durchläuft von der Generierung über die Umsetzung bis hin zum Abschluss des Business Cases mehrere standardisierte Schritte. Dabei kommen unterstützend Ideen-Templates und Checklisten zum Einsatz. Ein wichtiger Schritt nach der Ideenfindung ist die Priorisierung der Business Cases. Die Priorisierung erfolgt nach einer Bewertung von Nutzen, Aufwand und dem Risiko der Nichtumsetzung (Berechnung der sogenannten Risikoprioritätszahl, ähnlich wie in einer Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse [FMEA]).

Nach der Ideenselektion sowie der Entscheidung über die Umsetzung erfolgt die Konkretisierung der Business Cases und die Zuordnung der Ressourcen. Die für den Business Case relevanten Stakeholder führen eine Auftragsklärung durch, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis für die Aufgabe haben. Die Auftragsklärung ist eine Grundlage für die effiziente und erfolgreiche Umsetzung eines Business Cases. Nach der Umsetzung eines Business Cases wird dieser standardisiert, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen erhalten bleiben und alle Mitarbeiter auch in Zukunft entsprechend dem neuen Standard verfahren. In diesem Rahmen ist es relevant, die erfolgreiche Umsetzung des Business Cases und das Vorliegen des Standards zu kommunizieren sowie gegebenenfalls Trainings zur Vorgehensweise abzuhalten. Der Erfolg der Ideenumsetzung in einem Unternehmen lässt sich mittels einer Hochlaufkurve, die einen Überblick über den Bearbeitungsstand aller Business Cases im Verlauf der Zeit gibt, visualisieren.

Die Entwicklungsstufen von der Idee über die Umsetzung eines Business Cases bis hin zum Erstellen eines Standards und zur Kommunikation des Erfolgs lassen sich unter anderem über eine Härtegradlogik einordnen. Sogenannte Härtegrade sind Skalen im Unternehmenskontext, die Themen Messbarkeit und Transparenz verleihen. Je nach Bearbeitungsstand findet eine entsprechende Zuordnung des Business Cases zu einem bestimmten Härtegrad (beispielsweise auf einer Skala von 1 bis 5, wobei 1 der Ideengenerierung, 2 der Ideenausarbeitung und Klärung der Verantwortlichkeiten, 3 der Transformation in eine konkrete Maßnahme, 4 der erfolgreichen Umsetzung und 5 der Bestätigung durch das Controlling entspricht) statt. Die Härtegradlogik ist eine Vereinfachung der Multimaßnahmensteuerung und dient der Bewertung, jedoch nicht der Steuerung des Umsetzungsstands von Business Cases.

Mehrwert

Business Cases zahlen vor allem auf das Euro-Ziel eines Unternehmens ein. Weitere Ziele können zum Beispiel die Einsparung von Vollzeitäquivalenten (FTE) oder die Reduzierung von CO₂ sein. Mit der Umsetzung von Business Cases lassen sich Kosteneinsparungen, Umsatzsteigerungen und monetäre Zusatznutzen aktiv steuern. Eine erfolgreiche Umsetzung von Business Cases führt zu einer Erhöhung der Liquidität. Eingesparte oder gewonnene Euros lassen sich unter anderem für weitere Optimierungen im Unternehmen verwenden. Über indirekte Effekte lässt sich beispielsweise eine höhere Kundenbindung generieren, was langfristig gesehen eine bessere Auftragsplanung ermöglicht.

Das Generieren und Umsetzen von Business Cases kann beispielsweise Teil einer Unternehmenstransformation sein. Dabei ist es Standard, dass Mitarbeiter einbezogen werden und ihre Ideen einbringen dürfen. Bei einer Unternehmenstransformation ist diese oftmals neue und ungewohnte Erfahrung ein starker Hebel in Richtung der Eigenmotivation von Mitarbeitern. Business Cases geben den Mitarbeitern eine Struktur, Verbesserungen im Unternehmen durchzuführen. Abschließend lässt sich sagen, dass ein Unternehmen durch den ganzheitlichen Ansatz der Generierung und erfolgreichen Umsetzung von Business Cases eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit entwickelt und sich wirksam und nachhaltig aufstellt.