Excellence Transformation meets AI

Aus vielen Gesprächen, Workshops, Projekten und anderen Touchpoints mit verschiedenen Unternehmen in der produzierenden Industrie wissen wir: Themen wie steigender Kostendruck, ein spürbarer Fachkräftemangel und ein hoher Anteil an nicht wertschöpfenden Tätigkeiten stellen zunehmend viele Unternehmen vor Herausforderungen.

Die Menge an administrativen und organisatorischen Tätigkeiten wächst stetig, während qualifiziertes Personal immer schwerer zu finden ist. Manuelle Datenpflege, repetitive Tätigkeiten, die Erstellung von Standarddokumenten – diese Aufgaben sind fehleranfällig, zeitaufwendig und binden Kapazitäten, die für die Kernaufgaben des Unternehmens fehlen.

Die Folge: Die besten Mitarbeiter sind mit verschwendungsintensiven Routineaufgaben beschäftigt, statt in strategisch wertvolle Themen eingebunden zu sein und beispielsweise für mehr Wachstum und Innovation zu sorgen.

Seit Jahren unterstützt die TrainingsManufaktur Unternehmen erfolgreich dabei, mit bewährten Excellence-Methoden ihre Prozesse zu optimieren und Verschwendung zu eliminieren. Doch was wäre, wenn die Lösung nicht nur in optimierten Abläufen läge, sondern durch eine völlig neue Form der Mitarbeit ergänzt würde?

Diesen revolutionären Schritt nach vorne können wir nun verkünden: In einer strategischen Partnerschaft mit dem KI-Spezialisten DELIXA erweitern wir unser Portfolio und bringen das Beste aus zwei Welten zusammen: unsere tiefgreifende Expertise im Bereich der Excellence Transformation und die disruptive Kraft einer echten künstlichen Intelligenz. Das Ergebnis ist mehr als nur ein weiteres KI-Tool – es ist Ihre neue digitale Kollegin: Sarah.

Dürfen wir vorstellen?

Sarah – Ihre erste KI-Mitarbeiterin

Stellen Sie sich eine Mitarbeiterin vor, die 24/7 im Einsatz ist und Ihre internen Prozesse und Abläufe nicht nur kennt, sondern selbstständig durchführen kann. Genau das ist Sarah. Sie ist keine Software, die Sie bedienen müssen, sondern eine proaktive Kollegin, die Ihnen Arbeit abnimmt.

Im Gegensatz zu herkömmlichen KI-Lösungen, die häufig als gezielte Werkzeuge für spezifische Probleme fungieren, wurde Sarah entwickelt, um wie ein Mensch zu agieren:

• Sie besitzt ein Gedächtnis: Sarah lernt aus jeder Interaktion und nutzt dieses Kontextwissen für zukünftige Aufgaben.
• Sie handelt dynamisch: Anstatt vordefinierte Workflows abzuarbeiten, konzipiert sie selbstständig Lösungswege und reagiert dabei flexibel auf Fehler oder unvorhergesehene Ereignisse. Die von Ihrem Unternehmen definierten Standards, Regeln und Prozesse kennt und befolgt sie bei jeder Aktivität.
• Sie kommuniziert proaktiv: Sarah wartet nicht auf einen Befehl. Sie agiert und informiert eigenständig, wenn neue Informationen vorliegen oder Handlungsbedarf entsteht.

Dabei ist Sarah keine Insellösung. Sie ist eine zentrale, intelligente Ressource für Ihr gesamtes Unternehmen. Sarah integriert sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur – egal ob ERP-, CRM- oder andere Fachanwendungen. Sie kommuniziert über die Kanäle, die Sie bereits nutzen: E-Mail, Microsoft Teams, Messenger-Apps oder Telefon. Sicherheit und Datenschutz stehen dabei selbstverständlich an oberster Stelle.

 

Sarah in der Praxis: konkrete Entlastung für Ihre Kernbereiche

Die wahre Stärke von Sarah zeigt sich in den konkreten Anwendungsfällen, die Ihre Teams unmittelbar entlasten und die Effizienz für Ihr Unternehmen steigern. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt – gewinnen Sie einen Eindruck durch folgende Beispiele:

Ein exzellenter Kundenservice ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Sarah unterstützt hier beispielsweise durch:

• Beantwortung wiederkehrender Anfragen: Sie löst Standardanfragen sofort und rund um die Uhr, ohne dass ein menschlicher Mitarbeiter eingreifen muss.
• Vorklassifizierung von Tickets: Komplexe Anfragen werden von Sarah analysiert, mit allen relevanten Informationen angereichert und an den richtigen Spezialisten in Ihrem Team weitergeleitet.
• Einholung von Kundenfeedback: Nach Abschluss eines Servicefalls kontaktiert Sarah den Kunden proaktiv, um Feedback einzuholen und die Zufriedenheit zu messen.

Ihr Vorteil: Die Kundenzufriedenheit steigt durch schnellere Lösungszeiten und eine 24 | 7-Erreichbarkeit, während sich Ihr Serviceteam auf die komplexen Fälle konzentrieren kann.

Eine reibungslose Produktionsplanung ist das Rückgrat jedes produzierenden Unternehmens. Sarah optimiert hier Abläufe und hilft dabei, die Effizienz zu steigern:

• Termin- und Kapazitätsplanung: Sie gleicht Auftragsdaten mit den verfügbaren Maschinen- und Personalressourcen ab und schlägt optimierte Produktionspläne vor.
• Materialverfügbarkeitsprüfung: Sarah überwacht Bestände und eingehende Lieferungen, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu melden, so dass Anpassungen vorgenommen werden können.
• Prozessüberwachung und Störungsanalyse: Sie erfasst Daten aus der Produktion, identifiziert Abweichungen von Soll-Werten und unterstützt bei der Analyse von Störungsursachen, um Ausfallzeiten zu minimieren.
• Kommunikation und Koordination: Sie informiert relevante Abteilungen (beispielsweise Einkauf, Vertrieb) proaktiv über Statusänderungen in der Produktion oder potentielle Lieferverzögerungen.

Ihr Vorteil: Die Produktionsplanung wird präziser, die Auslastung optimiert und die Liefertreue gegenüber Ihren Kunden verbessert sich deutlich.

Im Einkauf sind präzise Daten und effiziente Prozesse entscheidend für Kosteneffizienz und Lieferkettenstabilität. Sarah kann Ihr Einkaufsteam beispielsweise in folgenden Bereichen unterstützen:

• Lieferantenmanagement: Sie verwaltet Lieferanteninformationen, überwacht Verträge und erinnert proaktiv an auslaufende Konditionen oder nötige Neubewertungen.
• Angebotsanfragen: Sarah kann eigenständig Angebote von Lieferanten einholen, die eingehenden Rückmeldungen strukturiert erfassen und für den Vergleich aufbereiten.
• Bestellprozess-Automatisierung: Basierend auf Lagerbeständen oder Produktionsplänen kann sie Bestellvorschläge generieren oder sogar eigenständig Bestellungen auslösen und deren Status verfolgen.
• Marktbeobachtung: Sie analysiert kontinuierlich den Beschaffungsmarkt, identifiziert potentielle neue Lieferanten und informiert über Preisentwicklungen relevanter Materialien.

Ihr Vorteil: Ihr Einkauf wird strategischer, die Beschaffungsprozesse werden beschleunigt, und Sie profitieren von besseren Konditionen durch fundierte Datenanalyse.

Im Vertrieb zählt jede Minute, die für den direkten Kundenkontakt genutzt werden kann. Sarah hält Ihrem Vertriebsteam den Rücken frei:

• Terminvereinbarung: Sarah koordiniert Termine für Beratungsgespräche oder Produkt-Demos.
• Lead-Qualifizierung: Sie kontaktiert neue Leads per E-Mail, prüft das grundlegende Interesse und die Passgenauigkeit und übergibt nur qualifizierte Kontakte an den Vertrieb.
• CRM-Datenpflege: Sarah sorgt dafür, dass Ihr CRM-System immer auf dem neuesten Stand ist, indem sie Daten aus E-Mails, Anrufen und Dokumenten automatisch aktualisiert.
• Wettbewerbsanalyse: Analysen großer Datenmengen sind für Sarah ein Kinderspiel. Sie recherchiert, trägt Daten zusammen, wertet diese aus und informiert Ihr Team zielgerichtet über Trends, Entwicklungen am Markt und relevante Aktivitäten der Konkurrenz.

Ihr Vorteil: Ihr Vertriebsteam kann sich auf das konzentrieren, was echten Mehrwert bringt – der direkte Austausch mit den Kunden. Die Reaktionszeiten werden kürzer, die Datenqualität steigt.

Der HR-Bereich ist oft von administrativen Aufgaben geprägt. Sarah kann hier als unermüdliche Assistentin agieren und den gesamten Mitarbeiterzyklus unterstützen:

• Active Sourcing & Bewerber-Screening: Sie durchsucht eigenständig Plattformen nach passenden Kandidaten und führt eine erste Vorauswahl auf Basis Ihrer Kriterien durch.
• Terminkoordination: Sie übernimmt die gesamte Abstimmung für Vorstellungsgespräche zwischen Bewerbern und den zuständigen Fachabteilungen.
• Onboarding-Prozesse: Sarah stellt sicher, dass neue Mitarbeiter alle nötigen Informationen erhalten und die ersten Schritte im Unternehmen reibungslos verlaufen.
• Zeugniserstellung: Sie entwirft qualifizierte Arbeitszeugnisse basierend auf den Leistungsdaten und Vorlagen des Unternehmens.

Ihr Vorteil: Ihre HR-Manager gewinnen wertvolle Zeit für strategische Personalentwicklung und die persönliche Betreuung der Mitarbeiter.

 

KI-Technologie trifft auf Transformationskompetenz

Die Einführung einer künstlichen Intelligenz wie Sarah in Ihr Unternehmen ist mehr als eine reine Technologieimplementierung – es ist eine umfassende Transformation. Das bringt viele Fragen mit sich, zum Beispiel:

• Wie sieht der Business Case einer KI-Einführung für unser Unternehmen aus? Bei einem kombinierten Ansatz von Process Excellence und KI gehen wir von ca. 60 Prozent Reduktion im Aufwand in den Operations aus. Im Detail sieht dieser Business Case für jedes Unternehmen anders aus – abhängig von den konkreten Anwendungsfällen. Analysemethoden helfen, diese Anwendungsfälle zu identifizieren und die dahinter liegenden Business Cases sauber zu erfassen.
• Welche neuen Rollen und Kompetenzprofile werden zukünftig im Unternehmen benötigt? Eine essentielle Rolle in der Einbindung von KI als Mitarbeiter ist der Super User. Er überwacht die durch die KI durchgeführten Prozesse, geht Fehlern nach und stellt insgesamt sicher, dass alle Aufgaben ordnungsgemäß und erfolgreich erledigt werden. Er ist technisch ausgebildet, versteht die Funktionsweise der KI und ihre Implementierung im Unternehmen und ist z.B. auch in der Lage, neue Anwendungsfälle zu implementieren.
  Für einen effizienten Umgang mit künstlicher Intelligenz sollten auch die Anwender innerhalb der Funktionalbereiche über ein Grundwissen zur Arbeitsweise von KI verfügen.
• Wie binden wir die Mitarbeiter optimal ein? Wie gestalten wir den Wandel so, dass er von allen mitgetragen wird? Es gibt keine „One-size-fits-all“-Lösung, daher adaptieren wir den Transformationsprozess immer an die spezifische Unternehmenskultur und die Bedürfnisse der einzelnen Teams. Gleichwohl gibt es wiederkehrende Erfolgshebel, um den menschlichen Faktor nicht nur zu beachten, sondern ihn aktiv zu fördern. Dazu gehören zum Beispiel transparente Kommunikation, die mögliche Sorgen und Ängste proaktiv adressiert, aktive Einbindung über Teilnahme an Analysen, Dialog-Plattformen, Feedback-Kanälen usw., gezielte Befähigung von Mitarbeitern und Führungskräften, direkte und wertschöpfende Nutzung freigewordener Kapazitäten für strategischere, kreativere und kundenorientiertere Aufgaben und vieles mehr.

Genau hier setzt die Kollaboration aus TrainingsManufaktur und DELIXA an. Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Implementierung der KI, sondern begleiten den gesamten Prozess mit bewährten Methoden und tiefgreifendem Know-how in den Bereichen Excellence-Methoden und Transformation.

Wir starten mit einer detaillierten KI-Business-Case-Analyse, um den spezifischen Mehrwert von Sarah für Ihr Unternehmen zu quantifizieren. Das schafft von Anfang an Klarheit über Potentiale und Return on Investment.

Konsequente Begleitung in der Transformation: Wir haben vielfach bewährte Strategien im Portfolio, um Ihre Teams aktiv in den Einführungsprozess zu integrieren, Ängste abzubauen und die Akzeptanz zu fördern.

Basierend auf Ihren individuellen Anforderungen und der Business-Case-Analyse erstellen wir einen maßgeschneiderten Implementierungsfahrplan für die nahtlose Integration von Sarah in Ihre bestehende IT-Landschaft.

Mit bewährten Excellence-Methoden und -Strukturen zur Prozessoptimierung stärken wir Ihre Organisation langfristig und legen wesentliche Grundsteine für eine kontinuierliche Verbesserung auch über die Implementierungsphase hinaus.

Wir unterstützen Sie dabei, dass die Einführung von Sarah nicht nur technisch, sondern auch menschlich und organisatorisch ein voller Erfolg wird.

 

Fazit: Die Zukunft der Arbeit gestalten – seien Sie dabei!

Die Partnerschaft zwischen der TrainingsManufaktur und DELIXA markiert einen Wendepunkt. Wir verbinden nicht nur Mensch und Maschine. Wir kombinieren tiefgreifende Excellence-Kompetenz zur methodenbasierten Verbesserung der Operations und langjährige Erfahrung in der Transformation von Unternehmen mit revolutionären neuen Möglichkeiten im Bereich der künstlichen Intelligenz. Es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern sie zu befähigen. Indem wir Ihre Mitarbeiter von Routine entlasten, schaffen wir Freiräume für Kreativität, strategisches Denken und echte, wertschöpfende Arbeit.

Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu gehen und Ihre erste KI-Mitarbeiterin kennenzulernen?
Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch.