Überblick
Häufig kommt es im Projektmanagement vor, dass Projekte viel zu lange weiterlaufen, keinen sauberen Abschluss finden oder dass keine Konsequenzen aus Projekterkenntnissen gezogen werden. Vielfach sind die Aufgaben noch nicht abgearbeitet, so dass oft eine Monitoring-Phase angeschlossen wird. Dies kann jahrelange Arbeitskreise zur Folge haben, in denen sich das Projektteam zwar trifft, weil es das Projekt noch nicht abschließen möchte, aber trotzdem keine weiteren nennenswerten Maßnahmen umsetzt. Um das Projektmanagement effizient zu gestalten, kommt der Projektabschlussphase eine besondere Bedeutung zu. Idealerweise bereits bei der Planung des Projekts definiert und vorbereitet.
Konzept
Der Projektabschluss enthält inhaltliche, formale und soziale Elemente:
Projektdokumentation
Eine genaue und penible Projektdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil der Abschlussphase. Nur durch die korrekte Aussortierung, Archivierung und Kennzeichnung der Dokumente kann das Projekt formal abgeschlossen werden. Dies ist vor allem für projektfremde Personen oder bei einem Personalwechsel maßgebend.
Abschließende Analyse und Abschlussbericht
Damit keine offenen Aktivitäten und Aufgaben aus dem Blick geraten, werden diese nochmals zusammengefasst und mit Fristen fixiert. Gegebenenfalls werden diese in Teil- und Folgeprojekte aufgesplittet und weitergegeben.
Der Abschlussbericht stellt den schriftlichen und formalen Teil der Endphase dar und ist sozusagen die Projektbilanz. Hier wird analysiert, ob das Projekt die gesetzten Ziele erreicht hat und welcher Mehrwert daraus gezogen wurde. Auch komplexe Anforderungen und Schwierigkeiten werden erläutert.
Offizielle Projektabnahme durch den Projektauftraggeber
Bei der Abschlusspräsentation wird das Projekt vom Auftraggeber abgenommen. Diese Abnahme besiegelt der Auftraggeber offiziell durch seine Unterschrift auf dem Abschlussbericht. Bis zu diesem Zeitpunkt ist der Projektleiter noch Hauptverantwortlicher und begleitet das Projekt deshalb bis zur offiziellen Abnahme.
Lessons-Learned-Workshop mit Konsequenzen für das weitere Projektmanagement
Nur durch die Evaluierung und Reflexion des Projekts können Erfahrungswerte gewonnen und Rückschlüsse auf zukünftige Projekte gezogen werden.
Auflösung des Projektteams und Abschlussaktivität
Ein Projekt bedeutet häufig eine sehr intensive Zeit und Zusammenarbeit des Projektteams, deshalb sollte das Feiern des Projektabschlusses als soziale Komponente nicht vergessen werden. Hat sich das Team als Erfolg herausgestellt, ist es außerdem sinnvoll, über einen Transfer auf eine andere Aufgabe oder ein anderes Projekt nachzudenken.
Mehrwert
Üblicherweise gibt es im Projektmanagement eine zähe Anlaufphase. Sobald die Organisation sukzessive das Projekt akzeptiert und unterstützt, läuft es oft wie auf Autopilot. Um ein Projekt abzuschließen, muss das Tempo aber wieder aktiv gedrosselt werden. Erfahrungsgemäß tun sich Organisationen hiermit mindestens genauso schwer wie mit der Beschleunigung. Dies zieht viele negative Folgen nach sich:
- jahrelange Arbeitskreise ohne Mehrwert durch konkrete Aktionen („Schön, dass wir uns mal getroffen haben.“)
- Bindung von nicht wertschöpfenden Ressourcen
- ungenaue Dokumentationen, die zum Beispiel nach einem Personalwechsel für Dritte nicht mehr nachvollziehbar sind, wodurch diese wieder vor derselben Herausforderung stehen
- kein Lernen der Organisation aus begangenen Projektfehlern
- kein Abschluss von notwendigen Maßnahmen, weil die Organisation lernt, dass diese auch noch bis nach Projektende aufgeschoben werden können
- fehlende Anerkennung von Projekterfolgen, was zu sinkender Akzeptanz des Projektmanagements allgemein führt
Ein sauberer Projektabschluss ist deshalb ein Muss. Diesem Werkzeug sollte große Beachtung geschenkt werden. Denn durch einen sauberen, im Vorfeld terminierten Projektabschluss lässt sich die Nachhaltigkeit der Projekterfolge deutlich steigern.